3 gyakori tévhit a munkaidő-nyilvántartó szoftverekkel kapcsolatban

A munkaidővel kapcsolatosan fontos adminisztratív munkáltatói kötelezettség a munkaidő-nyilvántartás vezetése, mégis sokan nem tartják nyilván a munkavállalóik munkaidejét. Jobb esetben vezetnek valamilyen nyilvántartást, de egy munkaügyi ellenőrzés során könnyen kaphatnának azonnali bírságot.

 

Hogy milyen okból kifolyólag nem, vagy nem megfelelően tesznek eleget kötelezettségüknek számos tényező okozza. Egyrészt a Munka Törvénykönyve is megengedően fogalmaz a témában, másrészt a munkaadók számos kifogással állnak elő ezzel kapcsolatban. Cégünk eddigi tapasztalatai alapján mondhatjuk, hogy a kifogások többsége csupán elképzeléseken és tévhiteken alapszik.

A kisebb, néhány tíz főt foglalkoztató vállalkozásoknál leggyakrabban a “nem tudtam róla, hogy ez kötelező” kifogást halljuk, míg a nagyobb vállalatok általában a “jó lesz az úgy, hogy a HR-es kolléganő beleírja a táblázatába” módszert alkalmazzák.

Miért van ez így? Ennek több oka van. Egyfelől a bérszámfejtő – és vállalatirányítási szoftverek jóval korábban megjelentek már a piacon, így többnyire ezek segítségével manuális adatfeltöltés kombinálásával oldották meg a vállalatok a munkaidő adatok nyilvántartását. Másrészt a törvény korábban is megengedő volt a témával kapcsolatosan, így a vállalatok többsége megtartotta korábbi gyakorlatát.

Ugyanakkor – bár mára számos munkaidő nyilvántartó szoftver elérhető a piacon a legtöbb esetben azzal találkozunk, hogy a munkaadók nincsenek tisztában azzal milyen tudással rendelkeznek a mai modern munkaidő nyilvántartó programok.

Ezen szoftverek közül a jól átgondolt fejlesztésűek képesek akár teljesen kiváltani a humán erőforrás osztályon dolgozók adatrögzítő feladatait, ennek ellenére a döntéshozók mégis nehezen szánják rá magukat a beruházásra.

 

 

Nézzük meg most azt a 3 leggyakoribb tévhitet, mellyel munkánk során találkozni szoktunk!

 

%

1. TÉVHIT

Az általunk megkérdezett döntéshozók 57%-a* úgy gondolja, hogy egy munkaidő nyilvántartó szoftver túlságosan drága!

Árazási kérdésekbe most nem mennénk bele, de az alábbi, közhelynek számító kérdést nyilván nem hagyhatjuk ki a témával kapcsolatban:

 Mihez képest?

Számos munkaidő nyilvántartására alkalmas szoftver kapható a piacon, melyek különböző funkciókkal rendelkeznek és más-más méretű vállalatok kiszolgálására alkalmasak. Ebből kifolyólag az áruk is széles skálán mozog. Mi azonban az ár helyett más felől közelítjük meg ezt a témát.

Mondhatjuk-e valójában egy ilyen szoftverre, hogy drága ha képes akár több munkavállaló munkáját is részben, vagy akár teljes egészében kiváltani?

A megfelelő paraméterekkel rendelkező nyilvántartó program a munkaidő kezdetét és végét, valamint a szüneteket és egyéb más tevékenységeket rögzíteni képes terminálokkal (olvasókkal) integrálva automatikusan gyűjti össze az adatokat, mindezt valós időben. Ez azt jelenti, hogy nem szükséges ezt a feladatot egy erre kijelölt személynek elvégeznie. Nagyobb szervezetek esetében ez több adatrögzítéssel megbízott munkavállalót is érint, ugyanis gyakran  először a csoport – vagy osztályvezetők rögzítik első szinten az adatokat amelyeket a HR osztálynak továbbítva ott egy újabb személy manuálisan vezeti át a bérszámfejtő rendszerbe.

Az arra alkalmas munkaidő nyilvántartó szoftverek az automatikusan beérkező adatokat képesek szintén automatizált módon átadni a bérszámfejtő szoftverek számára. Ez egyszerűbb esetben lehet egy export-import folyamat vagy egy teljes körű automatikus adatkapcsolat a két szoftver között. Ez utóbbi semmilyen emberi beavatkozást nem igényel.

Egy másik nem elhanyagolható nézőpontot is érdemes figyelembe vennünk amikor a szoftverek árát elemezzük, mégpedig a büntetést amelyet a hiányosan, nem valós időben vagy egyáltalán nem vezetett munkaidő nyilvántartás miatt kaphatunk!

%

2. TÉVHIT

Az általunk megkérdezett munkáltatók 77%-a* azt gondolja, hogy a munkaidőt nyilvántartó szoftverek csupán a munkavégzés kezdetét és végét képesek rögzíteni!

Ebből kifolyólag úgy gondolják, hogy erre a feladatra nem szükséges szoftvert vásárolni, hiszen ezeket az adatokat tökéletesen tudják egy Excel táblázatban adminisztrálni.

Szerencsére a piacon ma kapható munkaidő nyilvántartó szoftverek mindegyike többet tud ennél. Abban azonban, hogy mennyivel többet jelentős eltérések mutatkoznak. Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb szoftver rögzíti a szüneteket, szabadságokat és egyéb lehetséges távollét típusokat is. Legtöbbjük képes kezelni a különböző műszakokat és a munkavállalók munkarendjét is. Az említett adatokból a szoftverek képesek különböző riportokat generálni.

Néhányuk azonban ennél jóval többre képes! Egy igazán jó program az alábbiakban is segíti felhasználóit (a teljesség igénye nélkül):

  • valós idejű adatkezelést tesz lehetővé (ez egy tűzriadó esetén is rendkívül hasznos az épület gyors kiürítéséhez)
  • óránkénti/napi/heti/havi műszakrendek és munkaciklusok kialakítására és tervezésére is képes
  • dokumentum csatolási lehetőséget biztosít és támogatja a HR osztály tevékenységét a törzsadatok valamint a karrierhez kapcsolódó adatok nyilvántartási lehetőségével
  • moduláris felépítésű és sávosan árazott melynek célja, hogy a munkáltató a vállalat létszámához és igényéhez mérten tudjon csomagot választani
  • automatizált funkciókkal rendelkezik számos területen, mint például riportok, beosztás tervezők, riasztások és figyelmeztetések
  • integrálható más egyéb szoftverekkel (például bérszámfejtő programokkal, vállalatirányítási rendszerekkel) és egyéb berendezésekkel  (tűzjelző rendszerek, riasztók, kamera rendszerrek)
  • képes döntés előkészítő elemzések készítésére
  • elkülöníthetőek benne a különböző költséghelyek akár projektenként, de dolgzónként, osztályonként vagy egyéb csoportonként egyaránt
  • képesek egy szoftveren belül de teljesen elkülönítve kezelni a különböző telephelyek, leányvállalatok adatait
  • több szintű jogosultságokat képesek kezelni
  • elérhetőek és kezelhetőek okostelefon segítségével
  • a legapróbb szintig testre szabhatóak, melynek segítségével bármely munkavégzéssel kapcsolatos tevékenység vagy adat rögzítésére alkalmasak
  • elérhető helyszínen telepített és felhő alapú megoldásként is

Számos hasznos funkciót sorolhatnánk még, de kapcsolódván az árazás kérdésköréhez mindösszesen annyit tanácsolunk, hogy érdemes jól körülnézni a jelenleg kínálatban lévő munkaidő nyilvántartók között. Tanácsos átgondolni, milyen egyéb funkciókra van szükségünk a munkavégzéssel kapcsolatban, amely igényünket egy jól megválasztott munkaidő nyilvántartó szoftver önmagában képes kielégíteni, így nem szükséges újabb szoftvert vásárolnunk egy-két újabb tevékenység vagy információ adminisztrálásához.

 

%

3. TÉVHIT

Az általunk megkérdezett munkáltatók 34%-a* úgy gondolja, nincsen szüksége munkaidő nyilvántartó szoftverre!

Nos amennyiben figyelembe vesszük az első két tévhitet valamint  hozzá tesszük a következő tényt: sokan nem is tudják, hogy törvény kötelezi a munkaadót a munkavállaló munkaidejének nyilvántartására nem csodálkozunk, hogy első körben gyakran a “nincs szükségem rá” állásfoglalással találkozunk.

Ugyanakkor érdemes ezt a százalékos adatot megfordítva értékelni. Ez ugyanis azt jelenti, hogy bár a munkaadók 66 százaléka úgy gondolja, szüksége lenne munkaidő nyilvántartó szoftver bevezetésére, döntésüket mégis halogatják. Gyakran találkozunk a fentebb már említett kézzel, papír alapon vezetett jelenléti ívekkel – nem szabad azonban figyelmen kívül hagynunk a tényt, hogy a jelenléti idő  nem egyezik meg a munkaidővel!

Szintén gyakori az Excel táblázatban vezetett nyilvántartás, amely mindamellett, hogy valós időben szinte lehetetlen vezetni, nagymértékű adminisztrációs terheket ró a vezetőkre és a humán erőforrás osztály dolgozóira.

Néhány esetben azzal is szembesültünk – különösen nagyobb vállalatok esetében – hogy a vezetőség a nehézkes és hosszan elnyúló bevezetéstől tart. Többnyire minden nagyobb cég átesett már az egész szervezetet érintő informatikai fejlesztésen, melyek kapcsán a korábbi rossz élmények és tapasztalatokon alapszik hozzáállásuk.

A munkaidő nyilvántartó szoftverek bevezetése még a legnagyobb vállalatok esetében is néhány hetes időszakot ölel fel, melyet egy szükség szerinti – általában maximum egy-két hónapos – teszt időszak követ.

Sokan nem tudják, hogy egy jól megválasztott szoftverrel automatizálható az adatbetöltés, jól elkülöníthető jelenléti – és munkaidő adatokat kaphatnak és mindamellett, hogy elkerülheti a munkaügyi ellenőrzés során kiszabható büntetést időt és pénzt spórolhatnak vállalkozásuk számára!

* Nem reprezentatív felmérés adatai, mely az elmúlt 4 év során megkérdezett közel 100 ügyféllel történt konzultáció alatt rögzítettünk.