Innovation im HR – Shinwa Hungarys Erfahrungen mit KELIO HRIS

KELIO: Wie sind Sie auf KELIO gestoßen?

TG: KELIO und ich sind uns über LinkedIn begegnet. Im Januar 2023 startete bei der Shinwa Precision Kft. ein Projekt mit dem Ziel, ein neues System für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung einzuführen – um die administrativen Aufgaben zu reduzieren, die Arbeitszeitdaten in Echtzeit zu verfolgen und die vorbereitenden Aufgaben der Gehaltsabrechnung einfacher, präziser und effizienter zu gestalten.

KELIO: Mit welchen Herausforderungen musste sich Ihr Unternehmen im Bereich Zeiterfassung und HR auseinandersetzen, bevor Sie das KELIO-System einführten?

TG: Ich muss meine Antwort in zwei Teile gliedern:

• Zum einen hatten wir keine aktuellen, berichtsfähigen Zeitdaten, und die tatsächlichen Arbeitszeiten waren nicht messbar – unter anderem auch die Einhaltung der Arbeitspausen nicht. Ohne diese Daten ist die tatsächliche Produktivität nicht messbar, und in einem produzierenden Unternehmen ist sie vielleicht das Wichtigste.
• Zum anderen liefen sämtliche abrechnungsvorbereitenden Prozesse rund um die Gehaltsabrechnung auf Papierbasis ab, was nicht nachhaltig und effizient ist und zahlreiche Fehlerquellen birgt.

KELIO: Wie hat das KELIO-System dazu beigetragen, die Effizienz der Zeiterfassung und der HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen zu steigern?

TG: Das Zeiterfassungssystem hat die HR-Prozesse deutlich effizienter gemacht. Die Verwaltung der Dienstpläne, der Prozess der Überstundenanordnung sowie die Urlaubsbeantragung und -genehmigung wurden schneller und einfacher. Für die Gehaltsabrechnung stehen fertige Berichte mit den tatsächlichen Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter zur Verfügung – dadurch wurden im Vergleich zum früheren Prozess wesentlich mehr Arbeitsstunden freigesetzt.

KELIO: Welche konkreten Ergebnisse haben Sie seit der Einführung des KELIO-Systems erzielt – etwa Zeit- und Kosteneinsparungen oder eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit? Könnten Sie einige Beispiele nennen?

TG: Ende Juli 2023 begannen wir, KELIO im Probebetrieb zu nutzen, und seit September setzen wir das System im Produktivbetrieb ein; gleichzeitig konnten wir die papierbasierte Verwaltung vollständig ablösen. Allein dadurch konnten wir erhebliche Kosten senken. Seit der Einführung des Systems ist zu beobachten, dass die Mitarbeiter den Pausenplan und die Pausen im Tagesverlauf genau einhalten; die Zahl der Verspätungen ist vernachlässigbar, und auch diese werden von den Kollegen nachgearbeitet, was auf Produktionsseite die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erhöht.

KELIO: Inwiefern hilft das KELIO-System, das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und Mitarbeiter effizienter zu betreuen?

TG: Die Mitarbeiter standen dem neuen System anfangs skeptisch gegenüber, aber das ist bei der Einführung jedes neuen Prozesses zu beobachten. Gleichzeitig ist der Urlaubsantrag für sie viel einfacher geworden, sie können ihre eigenen Arbeitszeitdaten von zu Hause oder vom Telefon aus einsehen und über die Chat-Funktion schneller und nicht nur während der Sprechzeiten mit der Personalabteilung kommunizieren.

Den Kollegen, die in der Produktion arbeitsrechtliche Verwaltungsaufgaben erledigen, haben die Dienstplanungsfunktion, die Echtzeit-Arbeitszeiterfassung und die elektronische Urlaubsbeantragung die Arbeit erheblich erleichtert und effizienter gemacht.

KELIO: Welche Ratschläge würden Sie anderen Unternehmen geben, die mit ähnlichen Herausforderungen bei HR und Zeiterfassung kämpfen und die Einführung eines HR-Systems erwägen?

TG: Heutzutage ist eine effiziente und schnelle Verwaltung unverzichtbar. Für kleinere und mittlere HR-Abteilungen schafft die Reduzierung administrativer Aufgaben die Möglichkeit, mehr Zeit für Prozesse aufzuwenden, die auf die Entwicklung der Mitarbeiter abzielen. Meiner Meinung nach ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystems – gestützt auf die von mir zuvor genannten Argumente – eine Investition, die sich schnell amortisiert.

KELIO: Wie sehen Sie Ihre künftigen Pläne bei der Nutzung des KELIO-Systems, und welche Weiterentwicklungen würden Sie sich vom System wünschen?

TG: In der kommenden Zeit möchten wir das Modul für elektronische Signatur und Dokumentenverwaltung von KELIO besser kennenlernen. Mit seiner Einführung hätten wir die Möglichkeit, die papierbasierte Verwaltung weiter zu reduzieren, den Unterzeichnungsprozess zu beschleunigen und die für die Personalabteilung erhebliche Arbeitsbelastung im Januar zu vereinfachen.

Shinwa Precision Hungary Kft.

Die Shinwa Precision Hungary Kft. ist ein japanisch geführtes, multinationales TIER-2-Unternehmen der Automobilzulieferindustrie und seit 2015 Mitglied der JVCKENWOOD-Gruppe. Seit 1998 ist sie einer der prägenden und stabil arbeitenden Arbeitgeber der Region Miskolc. Das Unternehmen fertigt dekorative Kunststoffteile höchster Qualität für Fahrzeuginnenräume – Infotainment-Geräte, Klimabedieneinheiten, Dekorpaneele und Knöpfe – mittels Kunststoffspritzguss, Lackierung, Lasergravur, Endmontage und Prüfung.