Interjú Galvács Tamással a Shinwa Precíziós Kft. HR-PayRoll vezetőjével
KELIO: Hogyan találtál rá a Keliora?
GT: A Kelioval a LinkedIn-en találtunk egymásra. 2023. januárjában indult egy projekt a Shinwa Precíziós Kft.-ben, melynek célja egy új beléptető és munkaidő nyilvántartó rendszer bevezetése volt, az adminisztratív feladatok csökkentése, a valós idejű munkaidő adat nyomonkövetés, valamint a bérszámfejtés előkészítési feladatok egyszerűsítése, pontosabbá és hatékonyabbá tétele érdekében.
KELIO: Milyen kihívásokkal kellett szembenézniük a cégednek a munkaidő nyilvántartás és HR területén, mielőtt bevezették a KELIO rendszert?
GT: Két részre kell bontanom a választ:
-
- Egyrészt nem voltak naprakész, riportálható időadataink és a valós munkaidők nem voltak mérhetőek, többek között a munkaközi szünetek betartása sem. Ezek nélkül pedig a valós produktivitás nem mérhető és egy termelő vállalatnál talán a legfontosabb.
- Másrészt valamennyi a bérszámfejtéshez kapcsolódó számfejtés előkészítő folyamat papír alapon történt, mely nem fenntartható, hatékony és számos hiba lehetőséget hordoz magában.
KELIO: Hogyan segített a KELIO rendszer a vállalatnál a munkaidő nyilvántartás és HR-folyamatok hatékonyságának növelésében?
GT: A munkaidőnyilvántartó rendszer sokkal hatékonyabbá tette a HR folyamatokat. Gyorsabb és egyszerűbb lett a beosztások kezelés, a túlóra elrendelés folyamata, a szabadság igénylés és jóváhagyás is. A bérszámfejtés felé kész riportok állnak rendelkezésre, mely a munkavállaló valós munkaidő adatait tartalmazza ezzel pedig a korábbi folyamathoz képest sokkal több munkaóra szabadult fel.
KELIO: Milyen konkrét eredményeket értetek el a KELIO rendszer bevezetése óta, például idő- és költségmegtakarításokat vagy a munkavállalói elégedettség növekedését? Mondanál néhány példát?
GT: A Kelio-t 2023 július végén kezdtük el próba üzemben használni és szeptembertől használjuk élesben a rendszert, ezzel egyidőben a papír alapú adminisztrációt teljesen ki tudtuk váltani. Már önmagában ezzel jelentős költséget tudtunk csökkenteni. A rendszer bevezetése óta megfigyelhető, hogy a munkavállaló a szünetrendet és napközbeni szüneteket pontosan betartják, késések száma elhanyagolható és ezeket is bedolgozzák a kollégák, ami a termelési oldalról növeli a valósan ledolgozott óraszámokat.
KELIO: Milyen módon segít a KELIO rendszer a munkavállalói élmény javításában és a munkavállalók hatékonyabb kezelésében?
GT: A munkavállalók kezdetben nehezen fogadták az új rendszert, de ez általában minden új folyamat bevezetésénél megfigyelhető. Ugyanakkor sokkal egyszerűbbé vált a szabadság igénylés folyamata számukra, a saját munkaidő adataikat otthonról vagy telefonról is megtudják nézni és a chat funkcióval gyorsabban és nem csak ügyfélfogadási időben tudnak kommunikálni a HR osztállyal is.
A termelésben munkaügyi adminisztrációs feladatokat végző kollégák munkáját a beosztás tervezési funkció, a valós idejű munkaidő követés az elektronikus szabadságigénylés lényegesen hatékonyabbá és egyszerűbbé tette.
KELIO: Milyen tanácsokat adnál más vállalatoknak, akik hasonló HR és munkaidő nyilvántartási kihívásokkal küzdenek, és fontolgatják egy HR rendszer bevezetését?
GT: Napjainkban a hatékony és gyors adminisztráció elengedhetetlen. A kisebb vagy közepes létszámú HR osztályok számárára az adminisztratív feladatok csökkentése lehetőséget biztosít, hogy több időt tudjanak szánni a munkavállalók fejlesztését célzó folyamatokra. Véleményem szerint digitális munkaidőnyilvántartás és beléptető rendszer bevezetése egy gyorsan megtérülő beruházás a korábban felsorakoztatok érveim alapján.
KELIO: Hogyan látod a jövőbeni tervedet a KELIO rendszer használatával kapcsolatban, és milyen fejlesztéseket várnál el a rendszertől?
GT: Az elkövetkezendő időszakban szeretnénk jobban megismerni a Kelio elektronikus aláírás és dokumentum kezelése modulját, melynek bevezetésével lehetőségünk nyílna tovább csökkenteni a papír alapú adminisztrációt, meggyorsítani az aláírási folyamatot és egyszerűsíteni a HR számára jelentős januári munka terheket.
A Shinwa Precision Hungary Kft. japán tulajdonú multinacionális TIER2 autóipari beszállító vállalat, 2015-től a JVCKENWOOD csoport tagja. 1998-tól a térség egyik meghatározó és stabilan működő munkáltatója Miskolcon. A cég kiváló minőségű dekoratív műanyag alkatrészeket – infotainment egységeket, klímavezérlő egységeket, dekorációs paneleket és gombokat gyárt a járművek belsejébe; műanyag befecskendezéssel, festéssel, lézergravírozással, végső összeszereléssel és teszteléssel.