A „jelenléti ív” kifejezés igazi őskövület a magyar nyelvben: mindenki látott már, mindenki használja, de sokakban tévhitek élnek a fogalommal kapcsolatban, méghozzá olyan tévhitek, amelyek akár súlyos büntetést is maguk után vonhatnak.

Talán a legfontosabb azt tisztáznunk, mi NEM a jelenléti ív. A jelenléti ív nem munkaidő-nyilvántartás! Ez talán a leggyakoribb félreértés, pedig a “megoldás” a két fogalom nevében benne van. A jelenléti íven az az időtartam szerepel, amikor a munkavállaló ténylegesen jelen van a munkavégzés helyszínén, azaz onnantól, hogy belép az épületbe, odáig, hogy elhagyja azt. A jelenlét időtartama tehát a munkavégzésen kívül magában foglalja többek között azt, amíg a portától felér a saját munkaállomásáig, amíg átöltözik, munkakezdet előtt beszélget a kollégákkal, elolvassa a híreket az interneten.

Ezzel szemben a munkaidő a valós munkavégzés időtartamát jelenti (amibe azonban beletartozik a munkavégzés előkészítése, illetve a befejező munkálatok is). Ebből következik, hogy a jelenlét időtartama mindig hosszabb, mint a munkavégzés időtartama! Egy esetleges munkaügyi ellenőrzés során a munkaidő-nyilvántartás az a dokumentum, amit elsők között fognak elkérni, nem pedig a jelenléti ív, amelynek vezetése nem kötelező. 

A munkaidő-nyilvántartást a Munka Törvénykönyve szabályozza (63. A Munka- És Pihenőidő Nyilvántartása – 134. §), de elég tágan, konkrétumok nélkül fogalmaz, ami táplálja a munka-időnyilvántartás és a jelenléti ív körüli anomáliákat. Pedig rendkívül fontos tisztában lenni a különböző fogalmakkal, mert egy esetleges munkaügyi ellenőrzés során a munkaidő-nyilvántartás az egyik olyan dokumentum, amit egészen biztosan ellenőrizni fognak, és – tekintve, hogy a Nemzetgazdasági Minisztérium adatai szerint a munkaügyi jogsértések 28%-a a munkaidő-nyilvántartásokkal áll kapcsolatban – könnyen bajba kerülhetünk. (Forrás.)

A munkaidő-nyilvántartást tehát célzottan, a valódi munkavégzést figyelembe kell vezetni, méghozzá úgy, hogy a az teljes, naprakész, egyértelmű, valós és hiteles legyen. Kivételt jelentenek azok a munkavállalók, akik kötetlen munkaidőben dolgoznak, esetükben nem előírás a munkaidő-nyilvántartás (legalábbis a rendes és a rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét tekintetében; a szabadságot és távollétet esetükben is rögzíteni kell!).

A munkaidő nyilvántartására az egyik megoldás az, ha minden nap regisztrálásra kerül a dolgozó munkaidejének kezdete és vége. Írásos munkaidő-beosztás esetén úgy is igazolható a munkaidő, ha csak az eredeti beosztáshoz képest történt változások kerülnek rögzítésre naprakészen, de fontos tudni, hogy ez csak a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozik, a készenlétet és a távolléteket ez esetben is adminisztrálni szükséges!

A munkaidő-nyilvántartásért a munkáltató tartozik felelősséggel (akkor is, ha a tényleges feladatot átruházza a munkavállalóra). Sok cég úgy szeretné kipipálni a feladatot, hogy beléptető rendszert telepíttet, amely tárolja az időadatokat, így meg van oldva a munkaidő-nyilvántartás. Ám a beléptető rendszer önmagában nem jelent munkaidő-nyilvántartást, legfeljebb jelenléti ívet nyerhetünk ki belőle! 

Bár a törvény a munkaidő-nyilvántartást írja elő, a jelenléti ív korántsem haszontalan, különösen, ha megfelelő informatikai háttér áll mögötte. Amennyiben ugyanis a beléptetéshez használt terminál össze van kötve egy korszerű munkaidő-nyilvántartó rendszerrel (pl. Kelio), akkor a jelenléti ív segítségével a munkáltató minden pillanatban tudja, hogy ki tartózkodik a munkavégzés helyszínén.

Ez biztonsági szempontból sem elhanyagolható szempont: tűzjelzés esetén például a rendszer automatikus üzenetet (e-mailt/sms-t) küld az épületben tartózkodó személyek létszámáról és nevéről az arra illetékes személynek. Emellett a munkáltató visszamenőleg is ellenőrizni tudja, ki tartózkodott egy adott pillanatban a helyszínen, ami szintén értékes adat, amennyiben például visszaélések felderítése a cél.

Szerencsére ma már léteznek olyan megoldások, amelyek segítségével olyan adatokhoz juthat a vállalat, amelyből a jelenléti ív mellett a pontos és naprakész munkaidő-nyilvántartás is kinyerhető. Ezekre a megoldásokra érdemes befektetésként tekinteni: nemcsak értékes munkaórákat lehet velük megspórolni az automatizációnak köszönhetően, hanem az örökös aggodalomnak is véget lehet vetni, hiszen a munkaügyi ellenőrzés során a törvényi előírásoknak tökéletesen megfelelő munkaidő-nyilvántartást tud mutatni a vállalat. 

Testre szabható munkaidő nyilvántartó megoldás telepített változatban, vagy felhőben. Keressen minket!