HR analitika a gyakorlatban

(a cikkben szereplő képernyőképek és terminálok az általunk forgalmazott KELIO rendszerekből származnak)

Az első részben megnéztük, hogyan működik az analitika, mit is jelent tulajdonképpen és hogyan lehet az információkat begyűjteni a munkaidő nyilvántartó rendszerbe. Ebben a részben néhány konkrét példán keresztül, megvizsgáljuk a gyakorlati alkalmazást.

Esettanulmány 1.

Első példánkban szereplő vállalat egy gyártással foglalkozó fémipari cég fizikai munkásokkal az üzemben és néhány irodai dolgozóval. A vezetőség igénye az volt, hogy szeretnék látni a dolgozók mikor érkeznek és távoznak a munkahelyükről ugyanakkor azt is, hogy közben milyen feladatokon dolgoznak. Vannak olyan feladatok ahol magasabban képzett dolgozók szükségesek, míg másoknál elég lehet egy-két betanított munkás, akiknek lényegesen alacsonyabb a bérköltsége. A cél az volt, hogy hatékonyabban tervezhessék meg a műszakokat és a szakképzett-betanított munkások aránya igazodjon az elvégzendő feladat jellegéhez. Követelmény volt még, hogy a rendszert ne lehessen „becsapni” vagyis ne lehessen egymás nevében idő adatokat vagy feladatokat rögzíteni. A rendszernek nagyon egyszerűnek és felhasználóbarátnak kellett lennie, a fizikai dolgozók igényeit figyelembe véve. Emellett természetesen az üzem területén elhelyezett termináloknak bírniuk kell az üzemi körülményeket: például a hideget-meleget, a port, valamint a festék port is.

Az üzem területén okos terminálok kerültek kihelyezésre, ahol a dolgozóknak azonosítás után csak egy ikont kellett megérinteni, kiválasztani az adott munkafolyamat jelét és a projectet. Mindez néhány másodpercet vesz igénybe és mivel az ikonok nagyméretűek és színesek is, a választás rendkívül egyszerű és semmilyen informatikai tudást nem igényel.

A dolgozók a kezdeti idegenkedés után gyorsan megszokták a terminálok használatát. Az első hetekben a visszajelzéseik alapján finomítottunk a megjelenésen és néhány hét után már nagyon részletes elemzéseket tudtunk készíteni.

Az eredmények kiértékelése

Az elsőként azokra az információkra volt szükségünk, hogy melyik ügyfélnek, milyen munkafolyamatra, melyik dolgozó, mennyi időt töltött. Mindez könnyen kinyerhető a rendszerből és összevethető az eredeti beosztással. Az eredményeket kiértékelve módosítható/finomhangolható a tervezés a következő időszakra.

A következő kinyert adathalmaz vevőnként mutatja az összes munkaórát és ezek feladatonkénti megoszlását. Ami itt elsőre feltűnik, hogy a 4-es vevőnél a dolgozók „állás ideje” (ami itt egy un.rezsi órára gyűlik) majdnem ugyanannyi, mint az 1-es vevőnél, miközben lényegesen kevesebb időt fordítottak erre az ügyfélre.

Az adatok további elemzéséből kiderült, hogy ennél az ügyfélnél a végtermék előállításához nem állt rendelkezésre minden alapanyag, ezért növekedett meg az állás idő. Ez jobb munkaszervezéssel orvosolható.

A könyvelők nem egyszerűen azt rögzítik, hogy mikor kezdték a napot és mikor fejezték azt be, hanem rákattintanak a munkaidő nyilvántartó rendszerben egy előre definiált gombra, mely például jelentheti azt, hogy „A cégnek számlákat viszek fel a könyvelési rendszerbe”. Miután ezzel a feladattal végeznek és elkezdenek egy másik feladatot egyszerűen rákattintanak egy másik gombra („B cégnek elemzem az utalásokat”). Ezzel az újabb feladatra eltöltött idő mérése megkezdődik és az előző feladat mérése automatikusan lezárul. A tulajdonos előre meghatározta az iroda által végezhető feladatokat, ebből a listából tudnak a munkatársak válogatni.

Lehetőség van előre nem definiált munkafolyamat rögzítésére is, ilyenkor a könyvelő maga írja be, hogy milyen feladaton dolgozott.

Tekintsük át az első hónap elemzéseit:

Az első diagramm az ügyfelekkel foglalkozó munkatársak költségét és az adott cégtől érkező bevételt hasonlítja össze:

Itt a DBAC Zrt. érdemel figyelmet, ugyanis nagyon sok az időráfordítás és ezzel együtt a költség is, de a bevétel csak minimálisan több, mint a BCDA Kft. esetében:

Hasonlítsuk össze a két cégre fordított munkákat és azok költségét.

A következő diagrammok a fent említett két cég elemzéseitt mutatják.

A BCDA Kft. egy egészséges arányt mutat megfelelő nyereséggel:

A második diagrammot elemezve feltűnik egy olyan tevékenység, amely az előző cégnél csupán 2%-a volt az időráfordításnak: a telefonos konzultáció.

A feladatokat elemezve megállapítható, hogy a telefonos konzultációt olyan munkatárs végezte aki adóügyi tapasztalatokkal rendelkezik ezáltal magasabb az óradíja, mint egy másik könyvelő kollégának. Ennél az ügyfélnél nem lehet a számlák darabszáma a számlázás alapja, tehát egyedi árszabást kell alkalmazni a megfelelő nyereség elérése érdekében. A szoftverből kinyert információk bármikor menthetőek PDF formátumban és akár felhasználhatók a számla mellékleteként is.