(a cikkben szereplő képernyőképek és terminálok az általunk forgalmazott BODET rendszerekből származnak)

Kezdetben egyértelműen csak a dolgozók munkaidejének regisztrálásához kellett segítség a cégeknek, főleg ott, ahol sok munkavállaló volt, több műszakban. A szünetek automatikus figyelése is nagy segítség, valamint ma már alap elvárás, hogy a bérszámfejtéshez is kapcsolódjanak ezek a rendszerek.

De ha már figyeljük a munkaidőt, szüneteket, távolléteket stb. akkor miért nem használjuk ezt a rendszert arra is, hogy a dolgozó munkaidejének összetételét is vizsgáljuk? Vagyis, hogy milyen feladatokkal töltötte el az X órányi munkaidőt. Ez már a munkaidő analitika.

Mit is jelent ez a gyakorlatban?

A tervezésnél két megközelítés létezik

1. a dolgozókat rendeljük hozzá az elvégzendő feladatokhoz
2. a feladatokat osztjuk szét a dolgozók között

Az elsőnél az aznap rendelkezésre álló dolgozói létszámból indulunk ki és rendelünk hozzá mindenkit egy-egy feladathoz. A második esetben a feladat a kiindulás és itt próbáljuk az összes feladatot szétosztani az aznap rendelkezésre álló dolgozók között.  

A tervezés után következik a munkában eltöltött idő kiértékelése. Ehhez a jelenléti időt a terminálokról érkező adatok szolgáltatják. (Természetesen az adatok manuálisan is bevihetők)

Lehetőség van arra, hogy a dolgozó saját maga válassza ki, hogy éppen melyik feladaton kezd el dolgozni.

A modern munkaidő nyilvántartó szoftver képes az automatikus allokációra is, vagyis egy dolgozót egy általa leggyakrabban végzett tevékenységhez vagy tevékenységekhez rendelni. Ezek után csak akkor szükséges módosítani, ha ettől eltérő munkát végez valaki. Pl. a dolgozó rendszerint csomagol a szalag mellett, de mivel van targonca vezetői engedélye ezért, ha szükség van rá a megnövekedett igények kiszolgálása miatt, hogy 2 órát targoncázzon, akkor elég ezt a két órát jelezni a szoftverben.

Terminálról adatot begyűjteni kétféleképpen lehet:

2. Külön Munkaidő nyilvántartó és feladat rögzítő terminál. Leginkább olyan helyeken használható, ahol a munka végzés helye távol van az érkezés helyétől pl. nagyobb üzemek, ahol az öltözők vagy a bejáratok több tíz vagy akár 100 méternél is messzebb vannak. Ebben az esetben a munkaidő nyilvántartásra használt terminált el lehet helyezni az öltöző vagy bejárat közelében, míg a feladat regisztráló terminálok a munka végzés helyéhez vannak közel.

Feladat rögzítő terminálok helyett mindkét esetben használhatunk vonalkód olvasó eszközöket. Ilyenkor egy vonalkód egy feladatot jelent és annak beolvasása rögzíti az adott feladat kezdetét.

Feladat rögzítő terminál lehet un.okos terminál is.

A feladat (és akár a munkaidő) rögzítésének haladóbb megoldása, amikor a dolgozó a saját okos telefonját használja. Az un. Önkiszolgáló felületen ugyanúgy ki lehet választani a feladatot, mintha egy terminálról tennénk. Így nem csak a feladatok, hanem a munkaidő kezdete, vége vagy akár a szünetek is rögzíthetők. Olyan esetekben használható nagyon jól ez a funkció, ahol a dolgozók egy üzem területén mozognak és a feladatok akár több csarnokban vagy telephelyen is végezhetők. De az Önkiszolgáló felület kiváló segítséget nyújt pl. az otthoni munkavégzés esetében vagy a sokat úton lévő kollégáknak pl. áruszállítás, utazó értékesítők, beszerzők stb.

Természetesen nem csak a munkaidő feladatok közti megoszlását tudjuk követni, hanem több szintű elemzés is lehetséges pl. az adott munkaidőt melyik költséghelyre és melyik ügyfélre fordítottuk. Ezzel nagyon nagy segítséget kaphatnak az olyan cégek, akik pl. tovább számlázzák az adott feladatra és adott ügyfélre „elköltött” munkaidőt.

Ezeknek a plusz információknak bevitele is történhet okos terminálon vagy az Önkiszolgáló felületen.

Az eredmények kiértékelése a szoftver segítségével akár grafikusan is megjeleníthető vagy egyszerűen egy listára lekérdezhető.

A cikk következő részében a költség elemzéssel fogunk foglalkozni.