Elektronisch unterschriebener Anwesenheitsnachweis? Viel mehr als das

Jedes Entwicklungsunternehmen moderner Zeiterfassungssysteme des 21. Jahrhunderts ist bestrebt, den Nutzern immer mehr integrierte Funktionen zur Verfügung zu stellen, die die Arbeit der Personalabteilung erleichtern. Dieses Jahrzehnt hat Arbeitnehmer und Beschäftigte gleichermaßen vor völlig neue Herausforderungen gestellt.

Homeoffice, Hybridstrategie, Generation Z, Fachkräftemangel – aber was hat die digitale Signatur damit zu tun, und wie nutzen wir sie, um uns das Leben zu erleichtern? Wir hoffen, dieser Artikel gibt Antworten auf diese Fragen!

Der erste Gedanke zum E-Signatur-Modul eines Zeiterfassungssystems: Wir versenden elektronisch unterschriebene Anwesenheitslisten, die der Mitarbeiter ebenfalls elektronisch unterzeichnet. Wir sparen jede Menge Papier, Briefumschläge und auch deren Aufbewahrung – dabei kann das System viel mehr. Sehen wir uns an, was wir noch alles unterschreiben können:

• Verträge und Vertragsänderungen
• Betriebliche Regelungen (z. B. Homeoffice-Richtlinie)
• Leistungsbeurteilungen
• Anwesenheitslisten
• Alle weiteren externen PDF-Dokumente, die wir vom Mitarbeiter offiziell unterzeichnen lassen und elektronisch ablegen möchten

Beginnen wir gleich mit einem internen Beispiel:

Wir haben einen Kollegen, mit dem wir uns im vergangenen November – vor einem Jahr – das letzte Mal persönlich getroffen haben. Trotzdem hat er jeden Monat eine Anwesenheitsliste, die wir digital unterschrieben an ihn senden; wenn er alles in Ordnung findet, unterzeichnet auch er sie. Auf dieser Grundlage rechnen wir sein Gehalt ab. Er leistet außergewöhnlich gute Arbeit, die wir mit einer Gehaltserhöhung honorieren. Das ist natürlich mit einer Vertragsänderung verbunden, die wir elektronisch unterzeichnen und im Zeiterfassungssystem von KELIO ablegen. Die Gehaltserhöhung erhielt er auf der Grundlage seiner jährlichen Leistungsbeurteilung, die ebenfalls von beiden Seiten unterzeichnet wurde – das gilt auch für die für die nächste Periode festgelegten Ziele.

Damit wir mit internen Beispielen nicht zu befangen sind, folgt nun das Beispiel eines unserer Kunden:

Er hat erkannt, dass er unter den gegenwärtigen Umständen Mitarbeiter in ausreichender Anzahl und Qualität nur dann gewinnen und halten kann, wenn er die Ansprüche der Generation Z an den Arbeitgeber akzeptiert und sie mithilfe der Technologie erfüllt – unabhängig vom Standort des Mitarbeiters:

• Online-Rekrutierungs- und Interviewprozess
• Elektronisch unterzeichnete Verträge und Vertragsänderungen
• Elektronisches Zeiterfassungssystem
• Arbeitszeitanalyse
• Elektronisch unterzeichnete Leistungsbeurteilung und Karriereplan

Dieser Kunde entwickelt sich kontinuierlich weiter. Gerade hat er sein drittes Büro in Budapest und sein erstes Büro außerhalb der Hauptstadt eröffnet.

Wie hilft uns die elektronische Signatur?

HR-Effizienz

Die deutliche Reduzierung administrativer Aufgaben schafft Raum für die Erzeugung echter Mehrwerte.

Kostensenkung

Berücksichtigt man die eingesparte Arbeitskraft, die Druck- und Portokosten sowie die Kosten für die physische Archivierung von Dokumenten, ist die Ersparnis erheblich.

Schnelligkeit

Sind wir in der glücklichen Lage, uns mit dem Mitarbeiter in unserem eigenen Büro zusammensetzen zu können und er seinen Arbeitsvertrag vor Ort unterzeichnet, können wir nicht schneller sein. Befindet sich der Mitarbeiter jedoch im anderen Teil des Landes oder im Ausland, können wir bei einer Vertragsunterzeichnung oder -änderung Wochen einsparen.

Wie funktioniert es?

Vom System erzeugte Dokumente (z. B. Anwesenheitslisten) oder beliebige andere PDF-Dokumente (Verträge, Leistungsbeurteilungen, Cafeteria-Erklärungen usw.) unterzeichnen wir firmenseitig und senden sie dem Mitarbeiter zur elektronischen Unterzeichnung zu.

Unsere Mitarbeiter erhalten per E-Mail oder SMS den Link zu dem firmenseitig unterzeichneten, noch zu unterzeichnenden Dokument sowie eine Beschreibung des Unterzeichnungsprozesses. Nach dem Lesen des Dokuments kann der Mitarbeiter die Unterzeichnung veranlassen. Dazu erhält er per E-Mail oder SMS einen persönlichen Code, den er in der Oberfläche eingeben muss, um das Dokument zu unterzeichnen.

Auf unserer e-signo-Adminoberfläche können wir kontinuierlich nachverfolgen, wer das versendete Dokument unterzeichnet hat. Für Dokumente, die noch auf eine Unterzeichnung warten, können wir Erinnerungen versenden. Die unterzeichneten Dokumente werden automatisch im System archiviert; sie sind auffindbar und auch über die Personaldatenkarte des Mitarbeiters abrufbar.

Die digitalen Lösungen des 21. Jahrhunderts helfen einem Unternehmen, sich zu entwickeln und zu wachsen, aber ebenso wichtig ist, dass auch die personelle Seite des Unternehmens diese Herausforderung bewältigen kann. Damit unsere Kunden ihren Digitalisierungsreifegrad im HR ermitteln können, schenken wir zu jedem Zeiterfassungssystem von KELIO ein eintägiges Audit von unserem Partner.