Geolocation & Geofencing – Eine effektive neue Funktion

Homeoffice oder Betriebsstätte? Wenn der Ort der Arbeitsleistung wichtig ist

Was bedeuten Geofencing und Geolocation in einem Zeiterfassungssystem?

Die Pandemie hat uns gezwungen zu lernen, von zu Hause zu arbeiten, was die Unternehmen vor viele neue Herausforderungen stellte – aber auch mit nicht zu vernachlässigenden Vorteilen verbunden ist. Bei einer gut organisierten Homeoffice-Regelung können wir bis zu 40 % der angemieteten Bürofläche einsparen, und unsere Mitarbeiter können dieselbe Arbeit flexibler und effizienter erledigen. In bestimmten Tätigkeiten möchten wir jedoch wissen, von wo aus unser Kollege arbeitet.

Dann kommt die Geofencing-Funktion ins Spiel: Um den Homeoffice-Bereich wird ein virtueller Zaun gezogen, von dem aus unsere Mitarbeiter ihre Arbeitszeit buchen können. In manchen Tätigkeiten ist das ein sehr wichtiger Faktor. Ein Callcenter-Kollege etwa, der sich vom Strand aus einstempelt, verfügt womöglich nicht über die nötige Internetbandbreite, um die Gesprächsqualität zu garantieren. Ein ebenso gutes Beispiel ist ein Ingenieur oder Grafiker, der für effizientes Arbeiten auf den vom Unternehmen bereitgestellten hochauflösenden Monitor angewiesen ist.

Geofencing ist jedoch nicht nur im Homeoffice-Umfeld sinnvoll. Ein sehr gutes Beispiel sind das Baugewerbe oder die Landwirtschaft, wo Mitarbeiter ihre Arbeitszeit an einem klar abgegrenzten Ort verbringen müssen, an dem die Infrastruktur für die Installation eines physischen Zeiterfassungsterminals fehlt. Heutzutage besitzt jeder ein Smartphone, mit dem er nach dem Einloggen per Knopfdruck Beginn und Ende seiner Arbeitszeit meldet. Das ist nur möglich, wenn er sich im jeweiligen Gebiet aufhält.

Bei der Erfassung der Zeitdaten prüft die Software die GPS-Koordinaten unseres Smart Devices. Es ist naheliegend, dass neben der Geofencing-Funktion (virtueller Zaun) auch die Geolocation-Funktion in den neuesten Zeiterfassungssystemen von KELIO Einzug gehalten hat.

Wann nutzen wir die Geolocation-Funktion?

Von Außendienstmitarbeitern wird oft erwartet, dass sie in einem bestimmten Zeitraum in einem bestimmten Gebiet tätig sind. In diesem Fall erfasst der Arbeitgeber beim Beginn der Arbeitszeit – und bei jeder Buchung von Arbeitszeitdaten – auch den Standort des Mitarbeiters. Diese Informationen lassen sich auf einer Karte darstellen, neben der die Buchungen des betreffenden Zeitraums mit ihrer genauen Adresse aufgelistet werden. War unser Außendienstmitarbeiter wirklich beim Kunden? Nutzen Sie die Geolocation-Funktion und das Analytics-Modul – dann finden Sie es heraus.

Die gemeinsame Erfassung von GPS-Position und Arbeitszeitdaten eröffnet weitere Möglichkeiten zur Feinabstimmung des Zeiterfassungssystems. Für Unternehmen mit physischen Terminals wird empfohlen, die Buchung über mobile Geräte auf dem Firmengelände auszuschließen. Mit dieser Einstellung kann das System im Fall eines Feueralarms den zuständigen Stellen einen präzisen Anwesenheitsbericht senden und so ihre Arbeit unterstützen.

Die digitalen Lösungen des 21. Jahrhunderts helfen einem Unternehmen, sich zu entwickeln und zu wachsen, aber ebenso wichtig ist, dass auch die personelle Seite des Unternehmens diese Herausforderung bewältigen kann. Damit unsere Kunden ihren Digitalisierungsreifegrad im HR ermitteln können, schenken wir zu jedem Zeiterfassungssystem von KELIO ein eintägiges Audit von unserem Partner.