Wie wählt man ein Zeiterfassungssystem aus?

Die Auswahl eines effizienten Zeiterfassungssystems kann Unternehmen vor eine ernsthafte Herausforderung stellen. Angesichts der großen Bandbreite verfügbarer Lösungen ist es nicht einfach zu entscheiden, welches System am besten zu den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, die wichtigsten Kriterien zu überblicken.

1. Cloudbasierte oder lokal installierte Lösung?

Die erste und eine der wichtigsten Entscheidungen ist die zwischen einer cloudbasierten (SaaS) und einer lokal installierten (On-Premise) Lösung. Der Vorteil cloudbasierter Systeme liegt darin, dass sie keinen lokalen Server benötigen, von überall erreichbar sind und der Anbieter sich um die Updates kümmert. Lokal installierte Systeme bieten dagegen die volle Kontrolle über die Daten und sind nicht von der Internetverbindung abhängig.

2. Funktionen und Anpassbarkeit

Jedes Unternehmen hat andere Arbeitsabläufe, daher ist es wichtig, dass das gewählte System flexibel anpassbar ist. Über die Basisfunktionen hinaus lohnt es sich, Folgendes zu prüfen:

• Abwesenheitserfassung und Urlaubsverwaltung
• Unterstützung von Arbeitszeitmodellen und Schichten
• Berechnung von Überstunden und Sonderarbeitszeiten
• Verwaltung von Genehmigungsprozessen
• Erstellung von Berichten und Analysen
• Integration in das Lohnabrechnungssystem

3. Einfache Bedienbarkeit

Ein System steigert die Effizienz nur dann wie erwartet, wenn es sowohl von den Mitarbeitern als auch von der Personalabteilung leicht bedient wird. Touchscreen-Terminals, eine intuitive Benutzeroberfläche und Self-Service-Module tragen allesamt zu einer reibungslosen Nutzung bei.

4. Hardware-Kompatibilität

Überlegen wir, welche Erfassungsgeräte wir benötigen. Möglichkeiten:

• Fingerabdruck-Terminals (biometrische Identifikation)
• Touchscreen-Terminals mit PIN-Code oder Karte
• Mobile App für remote arbeitende Mitarbeiter
• Geolocation- und Geofencing-Funktionen für Außendienstmitarbeiter

5. Zuverlässiger Kundendienst und Support

Bei der Einführung und im täglichen Betrieb des Systems ist eine schnelle und fachkundige Unterstützung unverzichtbar. Es lohnt sich, einen Anbieter zu wählen, der persönliche Ansprechpartner, Schulungen und einen laufenden Kundendienst bietet.

6. Preis-Leistungs-Verhältnis

Wir sollten nicht nur die anfänglichen Investitionskosten betrachten, sondern die gesamten Lebenszykluskosten: Lizenzgebühren, Wartung, Updates, Support und die zu erwartenden Hardwarekosten. Ein gut gewähltes System kann langfristig durch weniger Verwaltungsaufwand erhebliche Einsparungen bringen.

Das Zeiterfassungssystem von KELIO erfüllt all diese Kriterien: Es ist sowohl in der Cloud als auch lokal installiert verfügbar, äußerst anpassbar, mit modernen Touchscreen-Terminals und professionellem Kundendienst.

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