Zeitanalytik – datengesteuerte HR-Entscheidungen

In der Dienstleistungsbranche ist unser teuerster „Rohstoff“ die Arbeitszeit. Auch Sie möchten wissen, wie viel Zeit Ihre Kollegen tatsächlich für welchen Kunden aufwenden? Dann gibt es dafür eine Lösung! Immer mehr Dienstleistungsunternehmen entdecken die Möglichkeiten, die KELIO Analytics für die projektbasierte Erfassung und Abrechnung von Arbeitszeiten bietet.

Das folgende Beispiel zeigt die Analyse der Arbeitszeiten einer Buchhaltungskanzlei. Nehmen wir an, die Kanzlei arbeitet mit den Kunden A, B, C und D. Die Kunden A, B und C senden ihre Belege stets pünktlich und elektronisch; Kunde D hingegen liefert seine Belege auf Papier und unvollständig, und fast täglich gehen von ihm zusätzliche Anfragen ein. Ursprünglich wurde das Honorar anhand der Anzahl der Belege festgelegt, und wir haben kaum darauf geachtet, wie viel Zeit uns die Betreuung des jeweiligen Kunden kostet. Aus diesem Beispiel geht jedoch eindeutig hervor, dass uns Kunde D weit mehr kostet als A, B oder C. Warum zahlt er also denselben Betrag? Jede Buchhaltungskanzlei durchläuft einen Wandel: Die einfachen Belegverarbeitungsfunktionen treten zunehmend in den Hintergrund, während Aufgaben der Finanzanalytik und der Steuerberatung zunehmen. Zur Messung dieser Aufgaben und zum Nachweis der für eine bestimmte Aufgabe aufgewendeten Zeit dient KELIO Analytics.

Wie funktioniert es?

Das System lässt sich zur Zeiterfassung über das Mobiltelefon, den Computer oder eines unserer Smart-Terminals nutzen – die Oberfläche ist dabei immer dieselbe. Unsere Mitarbeiter erfassen nicht einfach nur, wann sie den Tag begonnen und beendet haben, sondern tippen zu Beginn der Arbeit auf einen der vordefinierten Buttons – z. B. „Ich erfasse Belege für Firma A im Buchhaltungssystem“. Wenn diese Aufgabe erledigt ist und eine andere beginnt, tippt der Mitarbeiter einfach auf den nächsten Button („Ich analysiere die Überweisungen für Firma B“); damit startet die Zeitmessung für die neue Aufgabe, während die Messung der vorherigen automatisch abgeschlossen wird. Es besteht auch die Möglichkeit, nicht vordefinierte Arbeitsvorgänge zu erfassen; in diesem Fall gibt der Mitarbeiter selbst ein, an welcher Aufgabe er gearbeitet hat.

Da das System auf jedem Smart Device verfügbar ist, spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter seine Arbeitszeit im Büro verbringt oder im Homeoffice arbeitet – die Verwaltung kann er in jedem Fall genauso erledigen.

Am Ende des Zeitraums kann die Leitung der Kanzlei eine detaillierte Statistik darüber erhalten, wie viel Zeit die Mitarbeiter für welchen Kunden und an welcher Aufgabe aufgewendet haben. Selbstverständlich lassen sich die Informationen auch in anderen Darstellungsformen anzeigen, z. B. nach Aufgaben zusammengefasst usw.

Warum ist das für einen Dienstleister von Vorteil?

Ein modernes Unternehmen muss wissen, wofür es seine Ressourcen einsetzt. Nicht jeder Kunde ist zwangsläufig profitabel zu betreuen, und für Mehrarbeit möchten wir mehr in Rechnung stellen – das müssen wir jedoch mit Statistiken belegen. KELIO Analytics ist ein Werkzeug, mit dem Sie kontinuierlich nachverfolgen können, wie viele Ressourcen Sie für eine Aufgabe oder ein Projekt aufwenden. Die vom System erstellten Auswertungen können Sie der an den Kunden ausgestellten Rechnung beifügen und so den auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag belegen.