Zeiterfassung im 21. Jahrhundert – Teil I

(die in diesem Artikel gezeigten Screenshots und Terminals stammen aus den von uns vertriebenen BODET-Systemen)

Heutzutage unterstützen zahlreiche Anwendungen die Arbeitgeber bei der effizienten Führung der Arbeitszeiterfassung – von den einfachsten „Stechuhren“ bis zu komplexen Systemen. In diesem Artikel möchte ich diese weder vergleichen noch bewerten, sondern vielmehr einige Gedanken zur Evolution der Arbeitszeiterfassung teilen.

Anfangs benötigten die Unternehmen Unterstützung eindeutig nur bei der Registrierung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter – vor allem dort, wo viele Beschäftigte in mehreren Schichten arbeiteten. Auch die automatische Überwachung der Pausen ist eine große Hilfe, und heute ist es eine Grundanforderung, dass diese Systeme an die Gehaltsabrechnung angebunden sind.

Aber wenn wir die Arbeitszeit, Pausen und Abwesenheiten ohnehin erfassen – warum nutzen wir das System nicht auch dafür, die Zusammensetzung der Arbeitszeit des Mitarbeiters zu untersuchen? Also: Mit welchen Aufgaben er seine X Arbeitsstunden verbracht hat. Das ist bereits Zeitanalytik.

Was bedeutet das in der Praxis?

Bei der Planung gibt es zwei Ansätze:

1. Die Mitarbeiter werden den auszuführenden Aufgaben zugeordnet
2. Die Aufgaben werden unter den Mitarbeitern aufgeteilt

Beim ersten Ansatz gehen wir von der Anzahl der am jeweiligen Tag verfügbaren Mitarbeiter aus und ordnen jedem eine Aufgabe zu. Im zweiten Fall ist die Aufgabe der Ausgangspunkt; hier versuchen wir, alle Aufgaben auf die am jeweiligen Tag verfügbaren Mitarbeiter zu verteilen.

Auf die Planung folgt die Auswertung der mit Arbeit verbrachten Zeit. Dafür liefern die von den Terminals eingehenden Daten die Anwesenheitszeiten. (Selbstverständlich können die Daten auch manuell eingegeben werden.)

Es besteht die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter selbst auswählt, an welcher Aufgabe er gerade zu arbeiten beginnt.

Moderne Zeiterfassungssoftware ist auch zur automatischen Allokation fähig – sie ordnet also einen Mitarbeiter der Tätigkeit oder den Tätigkeiten zu, die er am häufigsten ausführt. Eine Korrektur ist danach nur noch erforderlich, wenn jemand eine davon abweichende Arbeit verrichtet. Arbeitet der Mitarbeiter etwa üblicherweise am Band und verpackt, besitzt aber einen Staplerführerschein, so reicht es, wenn er die zwei Stunden, in denen er wegen erhöhten Bedarfs Stapler fährt, in der Software kennzeichnet.

Daten an Terminals lassen sich auf zweierlei Weise erfassen:

1. Es gibt keine getrennten Terminals für Zeiterfassung und Aufgabenerfassung. In diesem Fall meldet der Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeitszeit an demselben Terminal, an dem er auch die Aufgaben erfasst. Der Beginn einer Aufgabe fällt dann mit dem Beginn der Arbeitszeit oder dem Abschluss einer anderen Aufgabe zusammen.
2. Getrennte Terminals für Zeiterfassung und Aufgabenerfassung. Sie eignen sich vor allem für Orte, an denen der Arbeitsort weit vom Ankunftsort entfernt liegt, z. B. in größeren Werken, in denen die Umkleideräume oder Eingänge mehr als einige Dutzend oder sogar 100 Meter entfernt sind. In diesem Fall kann das Terminal für die Zeiterfassung in der Nähe der Umkleideräume oder des Eingangs aufgestellt werden, während die Terminals für die Aufgabenerfassung in der Nähe des Arbeitsorts angebracht sind.

Statt Terminals zur Aufgabenerfassung können wir in beiden Fällen auch Barcode-Scanner einsetzen. Dabei steht ein Barcode für eine Aufgabe; das Einscannen erfasst den Beginn der jeweiligen Aufgabe.

Ein Terminal zur Aufgabenerfassung kann auch ein sogenanntes Smart-Terminal sein. Hier identifizieren wir uns nicht nur selbst, sondern können die Aufgabe über ein auf dem Touchscreen angezeigtes Symbol auswählen, das das System dann erfasst. Bei solchen Terminals ist es nicht erforderlich, an jedem Aufgabenort ein eigenes Gerät zu installieren; es genügt, das Smart-Terminal an einem zentralen, aber gut erreichbaren Ort aufzustellen. Wir empfehlen das für Orte, an denen die Aufgaben im Werksgelände nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind – z. B. Verladung, Staplerfahrten, Verpackung, Reinigung usw.

Eine weiterentwickelte Lösung für die Erfassung von Aufgaben (und sogar der Arbeitszeit) ist die Nutzung des eigenen Smartphones durch den Mitarbeiter. Über die sogenannte Self-Service-Oberfläche lässt sich die Aufgabe genauso auswählen wie an einem Terminal. So können nicht nur Aufgaben erfasst werden, sondern auch Beginn und Ende der Arbeitszeit oder sogar Pausen. Diese Funktion eignet sich sehr gut für Fälle, in denen sich die Mitarbeiter auf einem Werksgelände bewegen und die Aufgaben in mehreren Hallen oder an mehreren Standorten erledigt werden können. Die Self-Service-Oberfläche ist aber auch eine hervorragende Hilfe etwa bei der Arbeit von zu Hause oder für Kollegen, die viel unterwegs sind – z. B. im Gütertransport, bei Reisenden im Außendienst, im Einkauf usw.

Natürlich können wir nicht nur die Verteilung der Arbeitszeit auf die Aufgaben verfolgen; es sind auch mehrstufige Analysen möglich – etwa, auf welche Kostenstelle und für welchen Kunden die jeweilige Arbeitszeit verwendet wurde. Davon profitieren in hohem Maße Unternehmen, die die für eine bestimmte Aufgabe und einen bestimmten Kunden „aufgewendete“ Arbeitszeit beispielsweise weiterverrechnen.

Auch die Eingabe dieser Zusatzinformationen kann am Smart-Terminal oder über die Self-Service-Oberfläche erfolgen.

Die Auswertung der Ergebnisse kann mit der Software grafisch dargestellt oder einfach als Liste abgerufen werden.