Fișă de prezență semnată electronic? Mult mai mult decât atât

Fiecare companie modernă din secolul XXI care dezvoltă sisteme de evidență a timpului de lucru își propune să pună la dispoziția utilizatorilor cât mai multe funcții integrate care să ușureze munca departamentului de HR. Acest deceniu a plasat atât companiile, cât și angajații în fața unor provocări complet noi.

Home office, strategie hibridă, generația Z, deficit de forță de muncă – dar ce legătură are semnătura digitală cu toate acestea și cum o folosim pentru a ne ușura viața? Sperăm că acest articol va răspunde la aceste întrebări!

Prima idee legată de modulul de e-semnătură al unui sistem de evidență a timpului de lucru: trimitem foi de prezență semnate electronic, pe care angajatul le semnează și el electronic. Economisim o mulțime de hârtie, plicuri și costurile de stocare ale acestora – și totuși, acest sistem înseamnă mult mai mult decât atât. Să vedem ce mai putem semna:

• Contracte și acte adiționale la contracte
• Reglementări interne (de exemplu, regulamentul de home office)
• Evaluări de performanță
• Fișe de prezență
• Orice alt document PDF extern pe care dorim să îl semnăm oficial împreună cu angajatul și să îl stocăm electronic

Să începem imediat cu un exemplu intern:

Avem un coleg cu care, în noiembrie anul trecut, s-a împlinit un an de când nu ne-am mai întâlnit personal. Cu toate acestea, în fiecare lună primește foaia de prezență, pe care i-o trimitem semnată digital, iar dacă găsește totul în regulă, o semnează și el. Pe baza acesteia îi calculăm salariul. Își face extrem de bine treaba, ceea ce îi răsplătim cu o majorare salarială. Acest lucru presupune, firește, un act adițional la contract, pe care îl semnăm și îl stocăm electronic în sistemul Kelio de evidență a timpului de lucru. Majorarea salarială a primit-o pe baza evaluării anuale de performanță, care a fost, de asemenea, semnată de ambele părți – același lucru fiind valabil și pentru obiectivele stabilite pentru perioada următoare.

Ca să nu fim părtinitori cu exemplele interne, iată acum exemplul unuia dintre clienții noștri:

El și-a dat seama că, în condițiile actuale, poate recruta și păstra angajați de volum și calitate corespunzătoare doar dacă acceptă cerințele pe care generația Z le adresează angajatorului și le îndeplinește cu ajutorul tehnologiei, indiferent de locația angajatului:

• Proces de recrutare/interviuri online
• Contracte și acte adiționale semnate electronic
• Sistem electronic de evidență a timpului de lucru
• Analiza timpului de lucru
• Evaluare de performanță și plan de carieră semnate electronic

Acest client al nostru este în continuă expansiune. Tocmai și-a deschis cel de-al treilea birou din Budapesta și primul birou din provincie.

În ce ne ajută semnătura electronică?

Eficiență în HR

Reducerea semnificativă a sarcinilor administrative oferă posibilitatea de a genera valoare adăugată reală.

Reducerea costurilor

Dacă luăm în considerare forța de muncă economisită, costurile de tipărire și expediere, precum și costul stocării fizice a documentelor, economiile sunt semnificative.

Viteză

Dacă avem norocul să ne putem așeza cu angajatul în propriul nostru birou și să semneze contractul de muncă pe loc, nimic nu este mai rapid decât atât; însă dacă angajatul se află în cealaltă parte a țării sau în străinătate, putem economisi săptămâni întregi la semnarea unui contract sau a unui act adițional.

Cum funcționează?

Documentele generate de sistem (de exemplu, foaia de prezență) sau orice alt document PDF (contracte, evaluări de performanță, declarații de cafetărie etc.) le semnăm în numele companiei și le trimitem angajatului pentru semnare electronică.

Angajații noștri primesc pe e-mail sau prin SMS linkul către documentul semnat de companie, aflat în așteptarea semnării, precum și descrierea procesului de semnare. După ce citește documentul, angajatul poate iniția semnarea. În acest moment primește un cod personal pe e-mail sau prin SMS, pe care trebuie să îl introducă în interfață pentru a semna documentul.

În interfața noastră de administrare e.signo putem urmări permanent cine a semnat documentul trimis. Pentru documentele aflate în așteptarea semnării putem trimite memento-uri. Documentele semnate sunt arhivate automat în sistem și pot fi regăsite și accesate și din fișa angajatului.

Soluțiile digitale ale secolului XXI ajută o companie să se dezvolte și să crească, însă la fel de important este ca și partea umană a companiei să poată face față acestei provocări. Pentru ca clienții noștri să își poată evalua nivelul de pregătire pentru digitalizarea HR, oferim cadou, de la partenerul nostru, un audit de o zi pentru fiecare sistem Kelio de evidență a timpului de lucru.