Inovație în HR – Experiența Shinwa Hungary cu KELIO HRIS

KELIO: Cum ați dat de KELIO?

GT: Ne-am găsit cu KELIO pe LinkedIn. În ianuarie 2023 a demarat la Shinwa Precision Kft. un proiect care avea ca scop implementarea unui nou sistem de control acces și de evidență a timpului de lucru, pentru reducerea sarcinilor administrative, urmărirea în timp real a datelor de timp, precum și simplificarea, creșterea preciziei și eficienței activităților de pregătire a salarizării.

KELIO: Cu ce provocări s-a confruntat compania dumneavoastră în domeniul evidenței timpului de lucru și al HR înainte de implementarea sistemului KELIO?

GT: Trebuie să împart răspunsul în două părți:

• Pe de o parte, nu aveam date de timp actualizate, raportabile, iar timpii efectivi de lucru nu erau măsurabili – inclusiv respectarea pauzelor din timpul programului. Fără acestea, productivitatea reală nu poate fi măsurată, iar la o companie de producție este poate cel mai important lucru.
• Pe de altă parte, toate procesele de pregătire a calculului salariilor se desfășurau pe hârtie, ceea ce nu este sustenabil, nu este eficient și presupune numeroase posibilități de eroare.

KELIO: Cum a contribuit sistemul KELIO la creșterea eficienței evidenței timpului de lucru și a proceselor de HR din companie?

GT: Sistemul de evidență a timpului de lucru a făcut procesele de HR mult mai eficiente. Gestionarea programelor de lucru, procesul de dispunere a orelor suplimentare, solicitarea și aprobarea concediilor au devenit mai rapide și mai simple. Pentru salarizare sunt disponibile rapoarte gata pregătite, care conțin datele reale de timp ale angajatului, iar comparativ cu procesul anterior s-a eliberat mult mai mult timp de muncă.

KELIO: Ce rezultate concrete ați obținut de la implementarea sistemului KELIO, de exemplu economii de timp și de costuri sau creșterea satisfacției angajaților? Ați putea da câteva exemple?

GT: Am început să folosim KELIO în regim de probă la sfârșitul lunii iulie 2023, iar din septembrie folosim sistemul în producție, moment în care am reușit să eliminăm complet administrația pe hârtie. Doar prin aceasta am reușit deja să reducem costuri semnificative. De la implementarea sistemului se observă că angajații respectă cu exactitate programul de pauze și pauzele din timpul zilei, numărul întârzierilor este neglijabil, iar colegii le și compensează, ceea ce, din perspectiva producției, crește numărul de ore efectiv lucrate.

KELIO: În ce mod contribuie sistemul KELIO la îmbunătățirea experienței angajaților și la gestionarea mai eficientă a acestora?

GT: La început, angajații au primit cu greu noul sistem, dar acest lucru se observă, de regulă, la implementarea oricărui proces nou. În același timp, procesul de solicitare a concediilor a devenit mult mai simplu pentru ei, își pot verifica propriile date de timp de acasă sau de pe telefon, iar prin funcția de chat pot comunica cu departamentul de HR mai rapid și nu doar în programul de audiențe.

Munca colegilor care îndeplinesc sarcini de administrare a muncii în producție a fost făcută considerabil mai eficientă și mai simplă de funcția de planificare a programelor, de urmărirea în timp real a timpului de lucru și de solicitarea electronică a concediilor.

KELIO: Ce sfaturi ați da altor companii care se confruntă cu provocări similare în domeniul HR și al evidenței timpului de lucru și care iau în considerare implementarea unui sistem HR?

GT: Astăzi, o administrație eficientă și rapidă este esențială. Pentru departamentele de HR cu un număr mic sau mediu de angajați, reducerea sarcinilor administrative oferă posibilitatea de a dedica mai mult timp proceselor care vizează dezvoltarea angajaților. În opinia mea, implementarea unui sistem digital de evidență a timpului de lucru și de control acces este o investiție cu recuperare rapidă, pe baza argumentelor enumerate mai devreme.

KELIO: Cum vedeți planurile viitoare privind utilizarea sistemului KELIO și ce dezvoltări ați aștepta de la sistem?

GT: În perioada următoare dorim să cunoaștem mai bine modulul de semnătură electronică și de gestionare a documentelor KELIO, a cărui implementare ne-ar oferi posibilitatea de a reduce și mai mult administrația pe hârtie, de a accelera procesul de semnare și de a simplifica volumul de muncă semnificativ din ianuarie pentru HR.

Shinwa Precision Hungary Kft.

Shinwa Precision Hungary Kft. este o companie multinațională cu capital japonez, furnizor TIER2 pentru industria auto, membră a grupului JVCKENWOOD din 2015. Din 1998 este unul dintre angajatorii importanți și stabili ai regiunii, la Miskolc. Compania produce piese decorative din plastic de calitate excelentă – unități de infotainment, unități de control al climatizării, panouri decorative și butoane – pentru interiorul vehiculelor, prin injecție de material plastic, vopsire, gravare cu laser, asamblare finală și testare.