Analitică a timpului – Decizii HR bazate pe date

În sectorul serviciilor, cea mai scumpă „materie primă” este timpul de lucru. Dacă și dumneavoastră doriți să aflați cât timp petrec efectiv colegii dumneavoastră cu fiecare client, există o soluție! Din ce în ce mai multe companii de servicii au descoperit deja posibilitățile oferite de Kelio Analytics pentru decontarea timpului de lucru pe bază de proiecte.

Următorul exemplu prezintă analiza timpului de lucru al unui birou de contabilitate. Să presupunem că biroul lucrează cu clienții A, B, C și D. Clienții A, B și C își trimit întotdeauna documentele la timp, în format electronic, în timp ce clientul D le trimite pe hârtie și incomplet, iar aproape în fiecare zi sosește de la el câte o solicitare suplimentară. Inițial, prețul serviciului a fost stabilit în funcție de numărul de documente, iar nu am acordat prea multă importanță timpului pe care îl costă deservirea fiecărui client. Din acest exemplu reiese însă clar că clientul D ne costă mult mai mult decât A, B sau C. Atunci de ce plătește aceeași sumă? Fiecare birou de contabilitate trece printr-o transformare. Funcțiile simple de procesare a facturilor sunt tot mai mult în plan secund, iar tot mai numeroase sunt sarcinile de analitică financiară și de consultanță fiscală. Tocmai pentru măsurarea acestor sarcini și pentru evidențierea timpului petrecut cu o anumită activitate servește KELIO Analytics.

Cum funcționează?

Putem folosi sistemul de pe telefonul mobil, de pe computer sau chiar de pe unul dintre terminalele noastre inteligente pentru înregistrarea timpului de lucru, iar vom vedea întotdeauna aceeași interfață. Angajații noștri nu înregistrează pur și simplu când au început ziua și când au terminat-o, ci, la începerea lucrului, fac clic pe unul dintre butoanele predefinite. De exemplu: „introduc facturi pentru compania A în sistemul de contabilitate”. Când termină această sarcină și începe alta, face pur și simplu clic pe butonul respectiv („analizez plățile pentru compania B”), astfel începând măsurarea timpului pentru noua sarcină, iar măsurarea sarcinii anterioare se închide automat. Există și posibilitatea înregistrării unui proces de lucru nedefinit anterior, caz în care angajatul introduce el însuși la ce sarcină a lucrat.

Deoarece sistemul este accesibil de pe orice dispozitiv inteligent, nu contează deloc dacă angajatul își petrece timpul de lucru la birou sau lucrează în home office – administrarea o poate face oricum, în același mod.

La sfârșitul perioadei, conducătorul biroului poate primi o statistică detaliată despre cât timp au petrecut colegii săi cu fiecare client și la ce sarcină. Bineînțeles, informațiile pot fi vizualizate și în alte forme, de exemplu totalizate pe sarcini etc.

De ce este benefic acest lucru pentru un furnizor de servicii?

O afacere modernă trebuie să știe la ce își folosește resursele. Nu este sigur că deservirea fiecărui client este rentabilă, iar pentru munca suplimentară am dori să facturăm mai mult, însă acest lucru trebuie susținut cu statistici. Kelio Analytics este un instrument cu care puteți urmări permanent câte resurse alocați unei sarcini sau unui proiect. Situațiile realizate de sistem pot fi atașate facturii emise clientului, confirmând astfel și suma din factură.