Evidența timpului în secolul XXI – Partea I

(capturile de ecran și terminalele prezentate în articol provin din sistemele BODET pe care le distribuim)

Astăzi, numeroase aplicații îi ajută pe angajatori să conducă eficient evidența timpului de lucru. De la cele mai simple „ceasuri de pontaj” până la sisteme complexe. În acest articol nu doresc să le compar sau să le evaluez. Mai degrabă aș dori să împărtășesc câteva gânduri despre evoluția evidenței timpului de lucru.

La început, companiile aveau nevoie de ajutor, în mod clar, doar pentru înregistrarea timpului de lucru al angajaților, mai ales acolo unde erau mulți salariați, în mai multe ture. Monitorizarea automată a pauzelor este, de asemenea, un mare ajutor, iar astăzi este deja o așteptare de bază ca aceste sisteme să fie conectate și la salarizare.

Dar dacă oricum monitorizăm timpul de lucru, pauzele, absențele etc., de ce să nu folosim acest sistem și pentru a examina structura timpului de lucru al angajatului? Adică, cu ce sarcini și-a petrecut cele X ore de timp de lucru. Aceasta este deja analitica timpului de lucru.

Ce înseamnă aceasta în practică?

La planificare există două abordări:

1. Atribuim angajații sarcinilor care trebuie executate
2. Repartizăm sarcinile între angajați

La prima pornim de la numărul de angajați disponibili în ziua respectivă și îi atribuim pe toți câte unei sarcini. În al doilea caz, punctul de plecare este sarcina, iar aici încercăm să repartizăm toate sarcinile între angajații disponibili în ziua respectivă.

După planificare urmează evaluarea timpului petrecut la muncă. Pentru aceasta, timpul de prezență este furnizat de datele care sosesc de la terminale. (Bineînțeles, datele pot fi introduse și manual.)

Există posibilitatea ca angajatul să își aleagă singur la ce sarcină începe să lucreze în acel moment.

Software-ul modern de evidență a timpului de lucru este capabil și de alocare automată, adică poate atribui un angajat activității sau activităților pe care le desfășoară cel mai frecvent. După aceea, modificarea este necesară doar dacă cineva efectuează o muncă diferită de aceasta. De exemplu, angajatul împachetează de regulă lângă banda de producție, dar, deoarece are permis de stivuitorist, dacă este nevoie de el pentru acoperirea cererilor crescute, este suficient să semnaleze în software cele 2 ore cât a lucrat cu stivuitorul.

Datele pot fi colectate de pe terminal în două moduri:

1. Nu există terminal separat pentru evidența timpului de lucru și pentru înregistrarea sarcinilor. În acest caz, angajatul semnalează începutul și sfârșitul timpului de lucru pe același terminal pe care înregistrează și sarcinile. Astfel, începutul unei sarcini coincide cu începutul timpului de lucru sau cu finalizarea unei alte sarcini.
2. Există terminal separat pentru evidența timpului de lucru și pentru înregistrarea sarcinilor. Această variantă este utilizabilă mai ales acolo unde locul de muncă este departe de locul de sosire, de exemplu în fabricile mari, unde vestiarele sau intrările se află la zeci de metri, chiar și la peste 100 de metri. În acest caz, terminalul folosit pentru evidența timpului de lucru poate fi amplasat lângă vestiar sau intrare, în timp ce terminalele de înregistrare a sarcinilor se află aproape de locul de muncă.

În locul terminalelor de înregistrare a sarcinilor, în ambele cazuri putem folosi cititoare de coduri de bare. În acest caz, un cod de bare înseamnă o sarcină, iar citirea lui înregistrează începutul sarcinii respective.

Terminalul de înregistrare a sarcinilor poate fi și un așa-numit terminal inteligent. Aici nu ne identificăm doar pe noi înșine, ci putem selecta sarcina cu ajutorul unui simbol afișat pe ecranul tactil, iar sistemul o înregistrează. La utilizarea unor astfel de terminale nu este necesar câte un dispozitiv separat pentru fiecare loc de muncă, ci este suficient să amplasăm terminalul inteligent într-un loc central, dar ușor accesibil. Îl recomandăm în locurile unde, pe teritoriul fabricii, sarcinile nu sunt legate de un anumit loc, de exemplu încărcare-descărcare, operarea stivuitorului, împachetare, curățenie etc.

O soluție mai avansată pentru înregistrarea sarcinilor (și chiar a timpului de lucru) este atunci când angajatul își folosește propriul smartphone. În așa-numita interfață de autoservire (Self Service), sarcina poate fi selectată exact ca de pe un terminal. Astfel pot fi înregistrate nu doar sarcinile, ci și începutul, sfârșitul timpului de lucru sau chiar pauzele. Această funcție poate fi folosită foarte bine în situațiile în care angajații se deplasează pe teritoriul unei fabrici, iar sarcinile pot fi executate chiar și în mai multe hale sau puncte de lucru. Interfața de autoservire oferă însă un ajutor excelent și pentru munca de acasă sau pentru colegii care petrec mult timp pe drum, de exemplu transportul de mărfuri, vânzătorii ambulanți, agenții de achiziții etc.

Bineînțeles, putem urmări nu doar împărțirea timpului de lucru între sarcini, ci sunt posibile și analize pe mai multe niveluri, de exemplu pe ce centru de cost și pentru ce client a fost alocat timpul de lucru respectiv. Cu aceasta pot fi ajutate foarte mult companiile care, de exemplu, refacturează timpul de lucru „consumat” pentru o anumită sarcină și un anumit client.

Introducerea acestor informații suplimentare se poate face tot pe terminalul inteligent sau în interfața de autoservire.

Rezultatele pot fi afișate cu ajutorul software-ului chiar și grafic, sau pot fi interogate pur și simplu sub formă de listă.