Evidența timpului în secolul XXI – Partea a II-a

(capturile de ecran și terminalele prezentate în articol provin din sistemele KELIO pe care le distribuim)

În prima parte am văzut cum funcționează analitica, ce înseamnă de fapt și cum pot fi colectate informațiile în sistemul de evidență a timpului de lucru. În această parte, prin câteva exemple concrete, vom examina aplicarea practică.

Studiu de caz 1.

Compania din primul nostru exemplu este o firmă din industria metalurgică, cu activitate de producție, cu muncitori fizici în fabrică și câțiva angajați de birou. Conducerea dorea să vadă când ajung angajații la locul de muncă și când pleacă, dar și la ce sarcini lucrează între timp. Există sarcini pentru care sunt necesari angajați cu calificare superioară, în timp ce pentru altele pot fi suficienți unul-doi muncitori instruiți, al căror cost salarial este considerabil mai mic. Scopul era planificarea mai eficientă a turelor, astfel încât raportul dintre muncitorii calificați și cei instruiți să se adapteze naturii sarcinilor de executat. O altă cerință era ca sistemul să nu poată fi „păcălit”, adică să nu se poată înregistra date de timp sau sarcini în numele altcuiva. Sistemul trebuia să fie foarte simplu și ușor de folosit, ținând cont de nevoile muncitorilor fizici. În plus, bineînțeles, terminalele amplasate pe teritoriul fabricii trebuiau să suporte condițiile din fabrică: de exemplu frigul și căldura, praful și chiar praful de vopsea.

Pe teritoriul fabricii au fost amplasate terminale inteligente, unde angajații, după identificare, trebuiau doar să atingă o pictogramă, să selecteze semnul procesului de lucru respectiv și proiectul. Toate acestea durează câteva secunde, iar deoarece pictogramele sunt mari și colorate, selecția este extrem de simplă și nu necesită niciun fel de cunoștințe informatice.

După reticența inițială, angajații s-au obișnuit rapid cu utilizarea terminalelor. În primele săptămâni am rafinat interfața pe baza feedback-ului lor, iar după câteva săptămâni am putut deja realiza analize foarte detaliate.

Evaluarea rezultatelor

În primul rând aveam nevoie de informațiile despre care angajat a petrecut cât timp pentru fiecare client și pentru ce proces de lucru. Toate acestea pot fi extrase ușor din sistem și comparate cu programarea inițială. După evaluarea rezultatelor, planificarea pentru perioada următoare poate fi modificată sau reglată fin.

Următorul set de date extras arată, pe clienți, totalul orelor de muncă și repartizarea lor pe sarcini. Ceea ce sare în ochi la prima vedere este că la clientul 4, „timpul de staționare” al angajaților (care se acumulează aici într-un așa-numit timp de regie) este aproape la fel de mare ca la clientul 1, deși pentru acest client s-a alocat considerabil mai puțin timp.

Din analiza ulterioară a datelor a reieșit că la acest client nu erau disponibile toate materiile prime pentru realizarea produsului final, motiv pentru care a crescut timpul de staționare. Aceasta poate fi remediată printr-o mai bună organizare a muncii.

Studiu de caz 2.

Compania din al doilea exemplu este o firmă care oferă servicii de contabilitate. În acest caz, mediul este considerabil mai simplu: nu sunt necesare terminale, deoarece toți colegii lucrează pe computer.

Proprietarul a cerut să facem măsurabil pentru el cât lucrează angajații pentru fiecare firmă. Aceste date sunt importante pentru a le putea compara cu suma pe care o facturează clienților. În mai multe cazuri s-a ridicat problema că suma facturată este mai mică sau doar puțin mai mare decât costul timpului alocat clientului respectiv. Toate acestea nu erau decât intuiții, până când nu s-a realizat o statistică concretă în acest sens. Există clienți care își trimit documentele pe hârtie, acestea ajungând astfel adesea incomplete și cu întârziere. În plus, din când în când sosesc de la ei și alte solicitări, care ocupă resurse semnificative ale colegilor din birou. O altă informație importantă este că, anterior, onorariile lunare erau stabilite în mare parte în funcție de numărul de documente. Să vedem acum cum a ajutat analitica în acest caz.

Contabilii nu înregistrează pur și simplu când au început ziua și când au terminat-o, ci fac clic în sistemul de evidență a timpului de lucru pe un buton predefinit, care poate însemna, de exemplu: „introduc facturi pentru compania A în sistemul de contabilitate”. După ce termină această sarcină și încep alta, fac pur și simplu clic pe un alt buton („analizez plățile pentru compania B”). Astfel începe măsurarea timpului pentru noua sarcină, iar măsurarea sarcinii anterioare se închide automat. Proprietarul a stabilit dinainte sarcinile care pot fi efectuate de birou, iar colegii pot alege din această listă.

Există și posibilitatea înregistrării unui proces de lucru nedefinit anterior, caz în care contabilul introduce el însuși la ce sarcină a lucrat.

Să trecem în revistă analizele primei luni:

Prima diagramă compară costul colegilor care se ocupă de clienți cu venitul provenit de la firma respectivă:

Aici merită atenție DBAC Zrt., deoarece alocarea de timp este foarte mare și, odată cu ea, și costul, dar venitul este doar cu puțin mai mare decât în cazul BCDA Kft.

Să comparăm munca alocată celor două companii și costurile acesteia.

Diagramele următoare prezintă analizele celor două companii menționate mai sus.

BCDA Kft. prezintă un raport sănătos, cu un profit corespunzător:

Analizând a doua diagramă, se observă o activitate care la compania anterioară reprezenta doar 2% din alocarea de timp: consultația telefonică.

Analizând sarcinile se poate constata că consultația telefonică a fost efectuată de un coleg cu experiență în domeniul fiscal, al cărui tarif orar este astfel mai mare decât al unui alt coleg contabil. La acest client, numărul de documente nu poate fi baza de facturare, deci trebuie aplicat un tarif individual pentru a obține profitul corespunzător. Informațiile extrase din software pot fi salvate oricând în format PDF și pot fi folosite chiar și ca anexă la factură.