3 gyakori tévhit a munkaidő-nyilvántartó szoftverekkel kapcsolatban

1. tévhit

„Túlságosan drága a munkaidő-nyilvántartó szoftver?”

57%* – az általunk megkérdezett döntéshozók ennyi válaszolta, hogy egy munkaidő-nyilvántartó szoftver túlságosan drága.
Nem reprezentatív minta: közel 100 ügyfélkonzultáció az elmúlt négy évben (a cikk eredeti megjelenéséig, 2019-ig). A válasz erre az egyetlen állításra vonatkozott, nem átfogó szoftverismereti felmérésre.

Árazási kérdésekbe most nem mennénk bele, de az alábbi, közhelynek számító kérdést nyilván nem hagyhatjuk ki a témával kapcsolatban:

Számos munkaidő nyilvántartására alkalmas szoftver kapható a piacon, melyek különböző funkciókkal rendelkeznek és más-más méretű vállalatok kiszolgálására alkalmasak. Ebből kifolyólag az áruk is széles skálán mozog. Mi azonban az ár helyett más felől közelítjük meg ezt a témát.

Mondhatjuk-e valójában egy ilyen szoftverre, hogy drága ha képes akár több munkavállaló munkáját is részben, vagy akár teljes egészében kiváltani?

A megfelelő paraméterekkel rendelkező nyilvántartó program a munkaidő kezdetét és végét, valamint a szüneteket és egyéb más tevékenységeket rögzíteni képes terminálokkal (olvasókkal) integrálva automatikusan gyűjti össze az adatokat, mindezt valós időben. Ez azt jelenti, hogy nem szükséges ezt a feladatot egy erre kijelölt személynek elvégeznie. A papíralapú folyamatok digitalizálásának lépéseit külön cikkben is áttekintettük: Digitalizáció a HR-ben – lépésről lépésre. Nagyobb szervezetek esetében ez több adatrögzítéssel megbízott munkavállalót is érint, ugyanis gyakran először a csoport – vagy osztályvezetők rögzítik első szinten az adatokat amelyeket a HR osztálynak továbbítva ott egy újabb személy manuálisan vezeti át a bérszámfejtő rendszerbe.

Az arra alkalmas munkaidő nyilvántartó szoftverek az automatikusan beérkező adatokat képesek szintén automatizált módon átadni a bérszámfejtő szoftverek számára. Ez egyszerűbb esetben lehet egy export-import folyamat vagy egy teljes körű automatikus adatkapcsolat a két szoftver között. Ez utóbbi semmilyen emberi beavatkozást nem igényel.

Egy másik nem elhanyagolható nézőpontot is érdemes figyelembe vennünk, amikor a szoftverek árát elemezzük: a hiányosan vagy egyáltalán nem vezetett munkaidő-nyilvántartás miatt kiszabható bírságot. A jogszabály a nyilvántartás vezetését írja elő; a valós idejű rögzítés nem általános jogi követelmény, hanem a legtöbb szoftver technikai lehetősége.

2. tévhit

„A munkaidő-nyilvántartó szoftver csak a munkaidő kezdetét és végét tudja rögzíteni?”

77%* – az általunk megkérdezett munkáltatók ennyi válaszolta, hogy a szoftverek csupán a munkavégzés kezdetét és végét képesek rögzíteni.
Nem reprezentatív minta: közel 100 ügyfélkonzultáció az elmúlt négy évben (2019-ig); a válasz a szoftverek akkori ismeretén alapult, nem termékteszten.

Ebből kifolyólag úgy gondolják, hogy erre a feladatra nem szükséges szoftvert vásárolni, hiszen ezeket az adatokat tökéletesen tudják egy Excel táblázatban adminisztrálni.

Szerencsére a piacon ma kapható munkaidő nyilvántartó szoftverek mindegyike többet tud ennél. Abban azonban, hogy mennyivel többet jelentős eltérések mutatkoznak. Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb szoftver rögzíti a szüneteket, szabadságokat és egyéb lehetséges távollét típusokat is. Legtöbbjük képes kezelni a különböző műszakokat és a munkavállalók munkarendjét is. Az említett adatokból a szoftverek képesek különböző riportokat generálni.

Néhányuk azonban ennél jóval többre képes! Egy igazán jó program az alábbiakban is segíti felhasználóit (a teljesség igénye nélkül):

• valós idejű adatkezelést tesz lehetővé (ez egy tűzriadó esetén is rendkívül hasznos az épület gyors kiürítéséhez)
• óránkénti/napi/heti/havi műszakrendek és munkaciklusok kialakítására és tervezésére is képes
• dokumentum csatolási lehetőséget biztosít és támogatja a HR osztály tevékenységét a törzsadatok valamint a karrierhez kapcsolódó adatok nyilvántartási lehetőségével
• moduláris felépítésű és sávosan árazott melynek célja, hogy a munkáltató a vállalat létszámához és igényéhez mérten tudjon csomagot választani
• automatizált funkciókkal rendelkezik számos területen, mint például riportok, beosztás tervezők, riasztások és figyelmeztetések
• integrálható más egyéb szoftverekkel (például bérszámfejtő programokkal, vállalatirányítási rendszerekkel) és egyéb berendezésekkel (tűzjelző rendszerek, riasztók, kamera rendszerrek)
• képes döntés előkészítő elemzések készítésére
• elkülöníthetőek benne a különböző költséghelyek akár projektenként, de dolgzónként, osztályonként vagy egyéb csoportonként egyaránt
• képesek egy szoftveren belül de teljesen elkülönítve kezelni a különböző telephelyek, leányvállalatok adatait
• több szintű jogosultságokat képesek kezelni
• elérhetőek és kezelhetőek okostelefon segítségével
• a legapróbb szintig testre szabhatóak, melynek segítségével bármely munkavégzéssel kapcsolatos tevékenység vagy adat rögzítésére alkalmasak
• elérhető helyszínen telepített és felhő alapú megoldásként is

Számos hasznos funkciót sorolhatnánk még, de kapcsolódván az árazás kérdésköréhez mindösszesen annyit tanácsolunk, hogy érdemes jól körülnézni a jelenleg kínálatban lévő munkaidő nyilvántartók között. Tanácsos átgondolni, milyen egyéb funkciókra van szükségünk a munkavégzéssel kapcsolatban, amely igényünket egy jól megválasztott munkaidő nyilvántartó szoftver önmagában képes kielégíteni, így nem szükséges újabb szoftvert vásárolnunk egy-két újabb tevékenység vagy információ adminisztrálásához.

3. tévhit

„Nincs szükségem munkaidő-nyilvántartó szoftverre?”

34%* – az általunk megkérdezett munkáltatók ennyi válaszolta, hogy nincs szüksége munkaidő-nyilvántartó szoftverre.
Nem reprezentatív minta: közel 100 ügyfélkonzultáció az elmúlt négy évben (2019-ig). Az arány nem országos felmérés, és nem terjed ki a szoftvert már használó cégekre.

Nos amennyiben figyelembe vesszük az első két tévhitet, valamint hozzátesszük a következő tényt: sokan nem is tudják, hogy a jogszabály a munkáltatót a munkaidő nyilvántartására kötelezi – nem pedig általánosan valós idejű szoftver használatára –, nem csodálkozunk, hogy első körben gyakran a „nincs szükségem rá” állásfoglalással találkozunk.

Ugyanakkor érdemes ezt a százalékos adatot megfordítva értékelni. Ez ugyanis azt jelenti, hogy a megkérdezett munkáltatók 66 százaléka úgy gondolja, szüksége lenne munkaidő nyilvántartó szoftver bevezetésére, döntésüket mégis halogatják. Ez az arány ugyanarra a nem reprezentatív mintára vonatkozik, ezért nem általánosítható a teljes piacra. Gyakran találkozunk a fentebb már említett kézzel, papír alapon vezetett jelenléti ívekkel – nem szabad azonban figyelmen kívül hagynunk a tényt, hogy a jelenléti idő nem egyezik meg a munkaidővel!

Szintén gyakori az Excel táblázatban vezetett nyilvántartás, amely mindamellett, hogy valós időben szinte lehetetlen vezetni, nagymértékű adminisztrációs terheket ró a vezetőkre és a humán erőforrás osztály dolgozóira.

Néhány esetben azzal is szembesültünk – különösen nagyobb vállalatok esetében – hogy a vezetőség a nehézkes és hosszan elnyúló bevezetéstől tart. Többnyire minden nagyobb cég átesett már az egész szervezetet érintő informatikai fejlesztésen, melyek kapcsán a korábbi rossz élmények és tapasztalatokon alapszik hozzáállásuk.

Tapasztalataink szerint a munkaidő-nyilvántartó szoftverek bevezetése néhány hetet vesz igénybe, amelyet szükség szerint – jellemzően legfeljebb egy-két hónapos – teszt időszak követ. Ez azonban cég- és rendszerfüggő: a létszám, a telephelyek száma, az integrációk és a folyamatszabályozás jelentősen befolyásolja az időigényt, ezért nem általánosítható minden nagyvállalatra.