Egy HRIS rendszer előnyei vállalati környezetben

A HRIS (Human Resource Information System) olyan integrált rendszer, amely a humán erőforrás menedzsment folyamatait – a munkaidő-nyilvántartástól a bérszámfejtés előkészítésén át a beosztástervezésig – egy közös adatbázisra építi. Cikkünkben bemutatjuk, miért érdemes HRIS rendszert bevezetni, és azt is, mire nem terjed ki feltétlenül.

Mi az a HRIS rendszer?

A HRIS, azaz Humán Erőforrás Információs Rendszer olyan szoftvermegoldás, amely a munkavállalói törzsadatokat és a hozzájuk kapcsolódó HR-folyamatokat egy közös rendszerben tartja nyilván. A gyakorlatban ez többnyire azt jelenti, hogy a belépéstől a kilépésig tartó életút fő lépései – törzsadat, szerződés, szervezeti hovatartozás, beosztás, távollét, munkaidő, igazolások – egy helyen, egységes logikával kezelhetők. A HRIS rendszerek jellemzően moduláris felépítésűek, így a vállalat az igényeihez igazíthatja őket.

Nem minden HRIS fedi le a HR minden területét. A funkciók termékenként, modulonként és csomagonként eltérnek. Van olyan rendszer, amely a munkaidő- és távollétkezelésre épül, és erre kapcsol rá néhány alapvető törzsadat-funkciót; van, amely a toborzásra vagy a teljesítményértékelésre fókuszál; és van, amely ezeket külön modulokból állítja össze. A „HRIS" szó tehát önmagában nem garancia semmire – a konkrét modullistát és a csomag tartalmát kell összevetni a saját folyamatainkkal.

HRIS, munkaidőkezelés, bérszámfejtés – hogyan kapcsolódnak?

A három terület gyakran külön rendszerben él, és a határok termékenként máshol húzódnak. Érdemes ezért tisztázni, melyik rendszer mit kezel, és hol adjuk át az adatot:

Terület	Mit kezel	Kapcsolódás a többiekhez
HRIS – törzsadat és HR-adminisztráció	munkavállalói törzsadat, szerződések, szervezeti egységek, jogosultságok, dokumentumok, belépés és kilépés folyamata	ez a „forrás" a többi rendszer számára: innen tudható, ki melyik egységben, milyen munkarendben dolgozik
Munkaidőkezelés	jelenlét, munkaidő, beosztás, távollét, túlóra, jóváhagyási folyamatok	a HRIS-től kapja a jogosultak és munkarendek adatait, a bérszámfejtés felé a zárt időszak adatait adja át
Bérszámfejtés	bérszámítás, járulékok, adók, utalások, bérjegyzék	bemenetként kapja a munkaidő- és távollétadatokat, valamint a törzsadatot; a számítás maga gyakran külön bérprogramban történik

A lényeg a felelősség határa: a munkaidő-rendszer adatot szolgáltat a bérszámfejtéshez, de a bérszámítás jellemzően nem a feladata. Integrált rendszernél ez a határ elmosódhat, a kérdés azonban megmarad: ki zárja le az időszakot, ki hagyja jóvá, és mi történik egy utólagos korrekcióval. Erről részletesebben a rendszerválasztási cikkben írtunk: Hogyan válassz munkaidő-nyilvántartó rendszert?

Tipikus modulok, opcionális képességek, integrációk

Az alábbi besorolás általános tájékoztatás. Az, hogy egy adott termékben mi alapfunkció és mi külön modul, termék- és csomagfüggő – ajánlatkérésnél érdemes tételesen ellenőrizni.

Gyakori alap- vagy gyakran választott modulok:

• Törzsadat- és szerződésnyilvántartás
• Munkaidő- és jelenlétkezelés
• Távollét- és szabadságkezelés
• Beosztás- és műszakkezelés
• Jóváhagyási folyamatok
• Riportok és kimutatások

Opcionális, illetve modulárisan elérhető képességek lehetnek például:

• Önkiszolgáló munkavállalói felület
• Toborzás és belépéskezelés (onboarding)
• Teljesítmény- és kompetenciaértékelés
• Képzés- és tanúsítvány-nyilvántartás
• Bérszámfejtési adatátadás, esetenként bérszámfejtés
• Munkaerő-tervezés és analitika

Integrációs oldalon érdemes azt tisztázni, milyen irányban és milyen formában történik az adatcsere: bérszámfejtő rendszer, beléptető rendszer, gyártásirányítás vagy ERP, illetve dokumentumkezelés. A dokumentált API és a kész interfészek megléte termékfüggő, ezért ez is kérdés, nem feltevés.

A HRIS rendszer fő előnyei

Gyakorlati példa: egy nap a rendszerben

Az alábbi leírás szemléltető: egy tipikus, vegyes munkarendű vállalat mindennapjait mutatja, nem egy konkrét ügyfél adatait.

HR-munkatárs – reggel: átnézi az előző nap kivételeit (hiányzó be- vagy kilépés, javítási kérelmek), majd a jóváhagyásra váró távollétkérelmeket. Amit pótolni kell, azt egy helyen tudja rendezni, nem több e-mailben. Ezután a belépő és kilépő munkavállalók törzsadatait viszi fel, amelyek azonnal elérhetők a beosztáskészítéshez és a bérszámfejtési előkészítéshez.

HR-munkatárs – hónap vége: lezárja az időszakot, ellenőrzi a nyitott tételeket, majd átadja az adatkészletet a bérszámfejtésnek. A zárás hossza és az utólagos korrekciók száma itt mérhető – és itt derül ki, hogy a bevezetés valóban hozott-e változást.

Műszakvezető – műszak előtt: megnézi az egysége beosztását, jelzi, ha valaki nem tud jönni, és helyettesítőt jelöl. A változás a rendszerben marad, nem szóban terjed tovább.

Műszakvezető – műszak közben és után: a feladatváltásokat rögzíti vagy jóváhagyja, a hónap végén pedig a saját egysége távolléteit és túlóráit ellenőrzi, mielőtt továbbadja a HR-nek. A vezetői jóváhagyás így nem külön adminisztráció, hanem a napi munka része.

A példa egyben a határokat is mutatja: a HR a folyamatért és a törzsadatért felel, a műszakvezető a saját egysége beosztásáért és jóváhagyásaiért – a rendszer ezt a felelősségi rendet teszi láthatóvá, de nem veszi át.

Milyen HRIS rendszert válasszunk?

A HRIS rendszer kiválasztásánál érdemes figyelembe venni a vállalat méretét, a munkavállalók számát, a meglévő informatikai infrastruktúrát és a jövőbeli növekedési terveket. A KELIO HR PRO modulcsalád a HR-adminisztráció és a munkaidőkezelés területére kínál funkciókat; hogy egy adott csomag pontosan mely modulokat tartalmazza, és mi érhető el külön, az ajánlatban ellenőrizhető.

Keressen bennünket bizalommal, és segítünk kiválasztani az Ön vállalatának legmegfelelőbb HRIS rendszert!