Elektronikus jelenléti ív és aláírás a munkaidő-nyilvántartásban

Az elektronikus aláírás kényelmes és gyors, de a joghatása nem attól függ, hogy e-mailben vagy SMS-ben érkezik-e a kód. Ez a cikk bemutatja, hogyan működik a KELIO e-signo folyamata, és mit érdemes dokumentumtípusonként tisztázni, mielőtt papír helyett digitális aláírásra vált.

Minden XXI. századi modern munkaidő-nyilvántartó rendszer fejlesztője arra törekszik, hogy egyre több, a HR osztály munkáját megkönnyítő, integrált funkciót tegyen elérhetővé. Ez az évtized teljesen új kihívások elé állította a munkáltatókat és a munkavállalókat egyaránt.

Home office, hibrid stratégia, Z generáció, munkaerőhiány, de hogy jön ehhez a digitális aláírás és hogyan használjuk, hogy megkönnyítse az életünket? Reméljük, ez a cikk választ ad ezekre a kérdésekre!

Első gondolat egy munkaidő-nyilvántartó rendszer e-szignó moduljáról: elektronikusan aláírt jelenléti íveket küldünk ki, amit a dolgozó szintén elektronikusan ír alá. Megspórolunk rengeteg papírt, borítékot és ezek tárolását, pedig a rendszer ennél sokkal többet tud. Lássuk, mit lehet még aláírni:

• Szerződések, szerződésmódosítások
• Munkahelyi szabályozások (pl. home office szabályzat)
• Teljesítményértékelések
• Jelenléti ívek
• Minden más külső PDF dokumentum, amit hivatalosan alá szeretnénk íratni a munkavállalóval és elektronikusan tárolnánk

Azonnal kezdjünk egy belső példával:

Van olyan kollégánk, akivel tavaly novemberben volt egy éve, hogy utoljára személyesen találkoztunk. Ennek ellenére minden hónapban van jelenléti íve, amit digitálisan aláírva kiküldünk neki, és ha mindent rendben talál, ő is aláírja azt. Ez alapján bérszámfejtjük a fizetését. Rendkívül jól végzi a munkáját, amit fizetésemeléssel honorálunk. Ez természetesen szerződésmódosítással jár, amit elektronikusan írunk alá és tárolunk a Kelio munkaidő nyilvántartó rendszerben. A fizetésemelését az éves teljesítményértékelése alapján kapta, amit szintén mindkét fél aláírt, de ez igaz a következő periódusra kitűzött célokra is.

Hogy ne legyünk elfogultak a belső példákkal, jöjjön most az egyik ügyfelünk példája:

Ő rájött, hogy a jelen körülmények között megfelelő volumenű és kvalitású dolgozót csak akkor tud toborozni és megtartani, ha elfogadja a Z generáció által a munkáltató felé fennálló igényeket és a technológia segítségével teljesíti azt, függetlenül a dolgozó lokációjától:

• Online toborzási/interjúztatási folyamat
• Elektronikusan aláírt szerződés és szerződésmódosítások
• Elektronikus munkaidő nyilvántartó rendszer
• Munkaidő elemzés
• Elektronikusan aláírt teljesítményértékelés és karrier terv

Ez az ügyfelünk folyamatosan fejlődik. Most nyitotta 3. budapesti és első vidéki irodáját.

Miben segít nekünk az elektronikus aláírás?

HR Hatékonyság

Az adminisztratív feladatok jelentős csökkenése lehetőséget ad az igazi hozzáadott érték előállításához.

Költségek csökkentése

Ha figyelembe vesszük a megtakarított munkaerőt, nyomtatási és postázási költséget, valamint a dokumentumok fizikai tárolásának költségét, a megtakarítás szignifikáns.

Gyorsaság

Ha abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy le tudunk ülni a munkavállalóval a saját irodánkban és a helyszínen aláírja a munkaszerződését, annál mi sem vagyunk gyorsabbak, de ha ez a dolgozó az ország másik részén, vagy külföldön van, heteket tudunk megspórolni egy szerződés aláíráson, vagy módosításon.

Hogyan működik?

A rendszer által generált (pl. jelenléti ív) vagy bármilyen tetszőleges PDF dokumentumot (szerződések, teljesítményértékelések, cafetéria-nyilatkozat stb.) cégszerűen aláírunk, és elküldjük a dolgozó részére elektronikus aláírásra. A folyamat során használt aláírás típusát a szolgáltatás beállítása és a szerződés rögzíti – ez határozza meg, milyen joghatása van az adott dokumentumnak.

Dolgozóink email vagy SMS üzenetben megkapják a cégszerűen aláírt, aláírandó dokumentum linkjét és az aláírás folyamatának leírását. A dokumentum elolvasása után a dolgozó kezdeményezheti az aláírást. Ekkor egy egyéni kódot kap emailben vagy SMS-ben, amit meg kell adnia a felületen, hogy aláírja a dokumentumát.

Az e-signo admin felületünkön folyamatosan nyomon követhetjük, hogy ki írta alá a kiküldött dokumentumot. Az aláírásra várakozó dokumentumokra emlékeztetőt küldhetünk. Az aláírt dokumentumok automatikusan archiválódnak a rendszerben, visszakereshetőek és elérhetőek a dolgozó adatlapjáról is.

Mit jelent ez jogilag?

Az elektronikus aláírás jogi megítélése nem azon múlik, hogy a kód e-mailben vagy SMS-ben érkezik. A kérdés az, hogy az adott dokumentumtípusnál milyen alakiságot ír elő a jogszabály, és a választott megoldás képes-e azt teljesíteni: azonosítható-e a fél, bizonyítható-e az aláírás ténye és ideje, megfelelő-e a kézbesítés, és rendezett-e a képviselet.

A munkaszerződés, a jelenléti ív és egyéb HR-dokumentumok eltérő megítélésűek lehetnek. A munkavállaló aláírása nem általános követelménye az Mt. 134. § szerinti munkaidő- nyilvántartásnak; a nyilvántartás akkor megfelelő, ha tartalma és vezetése teljesíti a jogszabályi követelményeket. Ezért érdemes dokumentumtípusonként végigmenni azon, milyen aláírás és milyen folyamat szükséges – és ezt a bevezetés előtt jogi szakértővel ellenőrizni.

A minősített elektronikus aláírás a jogszabályban meghatározott esetekben a kézi aláírással egyenértékű. Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden HR-dokumentumhoz automatikusan ilyen kell, és azt sem, hogy egy egyszerű e-mailes kód minden esetben elegendő. A helyes megoldás a dokumentum típusától, a belső szabályozástól és a bizonyítási igénytől függ.

A XXI. század digitális megoldásai segítenek egy cég fejlődésében és növekedésében, de ugyanilyen fontos, hogy ezt a kihívást a cég humán oldala is teljesíteni tudja. Ha szeretné feltérképezni, mely dokumentumoknál érdemes elektronikus aláírásra váltani, kérjen személyes konzultációt – az aktuális feltételekről kollégáink adnak tájékoztatást.