Geolocation és geofencing a munkaidő-nyilvántartásban

Home office vagy telephely? Amikor fontos a munkavégzés helyszíne – de a helyadat csak akkor használható jogszerűen, ha a cél, az adatkezelés módja és a munkavállaló tájékoztatása is rendben van.

Mit jelent a Geofencing illetve a Geolocation funkció egy munkaidő nyilvántartó rendszerben?

A pandémia rákényszerített minket, hogy megtanuljunk otthonról dolgozni, ami rengeteg új kihívás elé állította a cégeket, viszont nem elhanyagolható előnyökkel is jár. A jól megszervezett távmunka csökkentheti az irodaterület iránti igényt, de a megtakarítás mértéke cégfüggő – konkrét százalékot csak saját mérés alapján érdemes állítani. Bizonyos munkakörökben viszont szeretnénk tudni, hogy honnan dolgozik a kollégánk.

Ilyenkor jöhet szóba a Geofencing funkció, ami azt jelenti, hogy a home office terület köré egy virtuális kerítést helyezünk el, ahonnan a munkavállalónk blokkolni tudja a munkaidejét. Vannak olyan munkakörök, amiben ez egy nagyon fontos tényező. Például egy call centeres kollega, ha a strandról jelentkezik be, nem biztos, hogy rendelkezik majd a megfelelő internet sávszélességgel, hogy garantálható legyen a hívás minősége, de ugyanilyen jó példa egy mérnök vagy grafikus, akinek a hatékony munkavégzéshez szüksége van a cég által biztosított nagyfelbontású monitorra.

Nem csak home office környezetben beszélhetünk a Geofencing létjogosultságáról. Nagyon jó példa az építőipar vagy a mezőgazdaság, ahol a dolgozónak egy jól körülhatárolható helyen kell a munkaidejét eltöltenie, és nincs meg az infrastruktúra egy fizikai munkaidő-nyilvántartó terminál felszereléséhez. Ilyenkor a munkavállaló a saját okostelefonjáról rögzítheti a munkaidő kezdetét és végét – de ez nem feltételezhető mindenkinél. Ahol nincs megfelelő eszköz, ott más rögzítési módot (terminál, vezetői rögzítés, papír alapú igazolás) kell biztosítani.

Az időadat rögzítésekor a szoftver megvizsgálja az okoseszköz GPS-koordinátáit. A Geofencing (virtuális kerítés) funkció mellett Geolocation funkció is elérhető a KELIO munkaidő-nyilvántartó rendszerekben.

Eseménykori helyadat vagy folyamatos követés?

A két dolog nem ugyanaz. Az eseménykori helyadat egy konkrét rögzítéshez (például a munkaidő kezdetéhez vagy végéhez) kapcsolódik, és azt dokumentálja, hol volt a munkavállaló az adott pillanatban. A folyamatos követés ezzel szemben a munkavállaló mozgását figyeli, ami jóval nagyobb beavatkozás – és csak külön, szigorúan indokolt esetben, megfelelő jogalappal és tájékoztatással képzelhető el.

A GPS pontossága korlátozott: városi környezetben, épületek között vagy beltéren téves vagy pontatlan lehet. Egy koordináta ezért önmagában nem bizonyítja biztosan, hogy a munkavállaló valóban az ügyfélnél járt. A helyadatot mindig az adott célra és az adott kockázathoz mérten kell értékelni.

Milyen jogi feltételek kellenek?

A helyadat személyes adat, ezért a kezeléséhez jogalap, szükségesség és arányosság kell. A munkaviszonyban a munkáltató nem hivatkozhat általános „ellenőrzési jogra”: a helyadat kezelését a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő, konkrét célhoz kell kötni. Munkahelyi ellenőrzésnél a Munka Törvénykönyve (Mt. 9. és 11/A. §) és a GDPR (5., 6. és 13. cikk) együtt adja a keretet.

• Cél: mire kell a helyadat – jelenlét igazolása, kiszállás dokumentálása, munkavédelmi ok?
• Adatminimalizálás: elég-e az eseménykori helyadat, vagy valóban folyamatos követés kell?
• Tájékoztatás: a munkavállaló előre tudja, mikor, milyen pontossággal és meddig rögzítik a helyzetét.
• Megőrzés: meddig tárolják a helyadatot, és ki férhet hozzá.
• Alternatíva: van-e olyan megoldás, amely a cél eléréséhez kevésbé avatkozik be?

Mikor használjuk a Geolocation funkciót?

Területi képviselők esetén sokszor elvárt, hogy egy megadott időszakban egy bizonyos területen tevékenykedjenek. Ilyenkor a munkáltató a munkaidő kezdeténél, de bármilyen munkaidő adat bekerülésénél rögzíti a munkavállaló helyzetét is. Ezek az információk megjeleníthetőek egy térképen, ami mellett fel vannak sorolva az adott időszak blokkolásai és azok pontos címe. Tényleg ott volt a területi képviselőnk az ügyfélnél? Használjuk a geolocation funkciót és az Analytics modult és kiderül.

A GPS-pozíció és a munkaidő-adat együttes rögzítése további lehetőségeket jelent a munkaidő- nyilvántartó rendszer finomhangolásában. A fizikai terminálokkal rendelkező cégeknél érdemes lehet a mobil eszközről történő rögzítést az adott telephelyen kizárni. Ez azonban nem helyettesíti a vésztervet: tűzriadó esetén a rendszer támogató jelenléti információt adhat, de a teljes létszám ellenőrzése továbbra is az intézményi folyamat feladata. A mobilról történő rögzítés tiltása önmagában nem garantál pontos létszámot.

Ahol a helyadat nem szükséges, ott a beléptető terminál, a kártya vagy a vezetői jóváhagyás is elegendő lehet. A cél mindig az, hogy a lehető legkevesebb adattal érjük el ugyanazt az ellenőrzési szintet.

A XXI. század digitális megoldásai segítenek egy cég fejlődésében és növekedésében, de ugyanilyen fontos, hogy ezt a kihívást a cég humán oldala is teljesíteni tudja. Ha szeretné feltérképezni, milyen helyadat-kezelés illik a saját folyamataihoz, kérjen személyes konzultációt – az aktuális feltételekről és az elérhető auditról kollégáink adnak tájékoztatást.