Munkaidő-analitika könyvelőirodáknak – ügyfél-jövedelmezőség

A szolgáltató szférában a legdrágább „alapanyagunk” a munkaidő. Ha Ön is szeretné tudni, hogy melyik ügyféllel, ténylegesen mennyi időt töltenek a kollégái, akkor van megoldás! Egyre több szolgáltató cég fedezte már fel a Kelio Analytics által nyújtott lehetőségeket a projektalapú munkaidő-elszámolásra. A cikkben szereplő számok és arányok szemléltetőek, nem valós ügyféladatok.

A következő példa egy könyvelőiroda munkaidejének az elemzését mutatja be – szemléltetésképpen. Tegyük fel, hogy az Iroda A,B,C,D ügyféllel dolgozik. Az A,B,C ügyfél mindig időben, elektronikusan küldi be a bizonylatait, viszont a D ügyfél papír alapon és hiányosan, ráadásul szinte minden nap érkezik tőlük valamilyen extra kérés. Eredetileg a szolgáltatás díját a bizonylatok száma alapján határoztuk meg, és nem igazán fordítottunk hangsúlyt arra, hogy mennyi időbe kerül nekünk egy-egy ügyfél kiszolgálása. Ebből a példából egyértelmű viszont, hogy a D ügyfél sokkal többe kerül nekünk mint az A,B vagy a C. Akkor miért fizet ugyanannyit? Minden könyvelőiroda transzformáción megy át. A sima számla feldolgozó funkciók egyre inkább háttérbe szorulnak és egyre több a pénzügyi analitikai, valamint az adózással kapcsolatos tanácsadói feladat. Ezeknek a feladatoknak a mérésére és egy bizonyos feladattal eltöltött idő kimutatására szolgál a KELIO Analytics.

Hogyan működik?

Használhatjuk a rendszert mobiltelefonról, számítógépről vagy akár az okostermináljaink egyikéről a munkaidő rögzítésére, mindig ugyanazt a felületet fogjuk látni. Dolgozóink nem egyszerűen azt rögzítik, hogy mikor kezdték a napot és mikor fejezték be, hanem a munkavégzés elkezdésekor rákattintanak az előre definiált gombok egyikére. Pl. „A” cégnek számlákat viszek fel a könyvelési rendszerbe. Amikor ezzel a feladattal végeznek, és elkezdenek egy másik feladatot, egyszerűen rákattintanak arra a gombra („B” cégnek elemzem az utalásokat), ezzel az újabb feladatra eltöltött idő mérése megkezdődik és az előző feladat mérése automatikusan lezáródik. Lehetőség van előre nem definiált munkafolyamat rögzítésére is, ilyenkor a dolgozó maga írja be, hogy milyen feladaton dolgozott.

Mivel a rendszer bármilyen okos eszközön elérhető, teljesen mindegy, hogy a dolgozó a munkaidejét az irodában tölti, vagy esetleg home office-ban dolgozik, az adminisztrációt ugyanúgy el tudja végezni.

Az időszak végén az iroda vezető egy részletes statisztikát kaphat arról, hogy a munkatársai, melyik ügyfélre, milyen feladaton, mennyi időt töltött el. Természetesen az információk más formában is megtekinthetők pl. feladatokra összesítve stb.

Miért jó ez egy szolgáltatónak?

Egy modern vállalkozásnak tudnia kell, hogy mire használja erőforrásait. Nem biztos, hogy minden ügyfelünk kiszolgálása kifizetődő és szeretnénk többet számlázni a többlet munkáért, viszont ezt alá kell támasztanunk statisztikákkal. A Kelio Analytics egy olyan eszköz, amiből folyamatosan nyomon követheti, mennyi erőforrást fordít egy feladatra vagy egy projektre. A rendszer által készített kimutatásokat csatolhatja az ügyfélnek kiállított számlához, ezzel is igazolva a számlán szereplő összeget.

Fontos különbség: a feladatra rögzített idő nem azonos a teljes munkaidővel és a teljes költséggel. A munkaidő-analitika megmutatja, mire megy el az idő, de a szerződéses díj emeléséhez a többletmunka dokumentálása és a szerződés áttekintése is kell – az időkimutatás önmagában nem jogosít díjemelésre. A teljes költségnél a bér mellett a rezsit, a nem számlázható időt és az egyéb ráfordításokat is számolni kell.

Példa (szemléltető): 18 rögzített óra × 8 000 Ft óradíj = 144 000 Ft közvetlen bérköltség; ehhez jön a rezsi és a nem számlázható idő. Az ügyfél díja csak akkor nyereséges, ha a teljes költség alatt marad. A KELIO Analytics modulról a termékoldalon olvashat bővebben.