Munkaidő-nyilvántartás a XXI. században – I. rész

(a cikkben szereplő képernyőképek és terminálfotók az általunk forgalmazott rendszerből származnak, és a cikk eredeti, 2021-es megjelenésekor készültek – a felületek azóta változhattak)

Névváltozás a cikkhez: a cikk első megjelenésekor a megoldást BODET, illetve Bodet Software néven említettük. Ez a termékcsalád ma KELIO néven él tovább, és az általunk forgalmazott rendszer neve is KELIO. Az elnevezést szándékosan nem tüntettük el: a 2021-es állapotot leíró részek így maradnak értelmezhetőek. Ahol tehát a cikk BODET-et ír, ott ma KELIO-t kell érteni.

Napjainkban számos alkalmazás segíti a munkáltatókat a munkaidő nyilvántartás hatékony vezetésében. A legegyszerűbb "blokkoló óráktól" a komplex rendszerekig. Ezen cikkben nem kívánom ezeket összehasonlítani, sem értékelni. Inkább a munkaidő nyilvántartás evolúciójáról szeretnék néhány gondolatot megosztani.

A leggyakrabban kevert fogalmak

Mielőtt a technológiáról beszélnénk, érdemes tisztázni, mit is mérünk. A mindennapi szóhasználatban ezek a fogalmak könnyen összemosódnak, pedig sem jogilag, sem üzletileg nem ugyanazt jelentik:

• Jelenlét: az az időtartam, amelyet a munkavállaló a munkahelyén vagy a munkavégzés helyén tölt. A jelenlét önmagában még nem azonos a munkaidővel – a kettő közötti különbség nem technikai, hanem tartalmi kérdés.
• Munkaidő: a munkavégzésre előírt idő kezdete és vége közötti idő, a jogszabályban rögzített keretek szerint (a munka törvénykönyve 86. §-a). A jelenléti adat ezt támaszthatja alá, de nem helyettesíti a besorolást.
• Feladatidő: az az idő, amelyet a munkavállaló egy konkrét feladat elvégzésére fordít. Ez származhat a dolgozó saját jelzéséből, a vezető beosztásából vagy a rendszer számításából – és éppen ezért nem mindegy, melyikről beszélünk.
• Mért idő: olyan időadat, amely egy konkrét eseményhez kötve keletkezik: belépés, kilépés, egy feladat indítása vagy lezárása. A mért adat visszakövethető ahhoz az eseményhez, amely létrehozta.
• Felosztott (allokált) idő: olyan idő, amelyet a rendszer – vagy a beállítás során megadott szabály – oszt szét a feladatok, költséghelyek vagy ügyfelek között. Ez a felosztás kényelmes és hasznos az elemzéshez, de nem feltétlenül tükrözi, hogy a munkavállaló ténylegesen mit végzett az adott időben.

A különbségtétel nem szőrszálhasogatás. Az automatikusan felosztott idő jó kiindulópont a kapacitástervezéshez és a költségelemzéshez, de ha bér- vagy teljesítményelszámolás alapja lesz, érdemes a dolgozóval vagy a vezetővel jóváhagyatni – különben a riport pontosnak látszik, miközben a valóságtól elszakad.

Kezdetben egyértelműen csak a dolgozók munkaidejének regisztrálásához kellett segítség a cégeknek, főleg ott, ahol sok munkavállaló volt, több műszakban. A szünetek automatikus figyelése is nagy segítség, valamint ma már alap elvárás, hogy a bérszámfejtéshez is kapcsolódjanak ezek a rendszerek.

De ha már figyeljük a munkaidőt, szüneteket, távolléteket stb., akkor miért nem használjuk ezt a rendszert arra is, hogy a dolgozó munkaidejének összetételét is vizsgáljuk? Vagyis, hogy milyen feladatokkal töltötte el az X órányi munkaidőt. Ez már a munkaidő analitika.

Mit is jelent ez a gyakorlatban?

A tervezésnél két megközelítés létezik:

1. A dolgozókat rendeljük hozzá az elvégzendő feladatokhoz
2. A feladatokat osztjuk szét a dolgozók között

Az elsőnél az aznap rendelkezésre álló dolgozói létszámból indulunk ki és rendelünk hozzá mindenkit egy-egy feladathoz. A második esetben a feladat a kiindulás és itt próbáljuk az összes feladatot szétosztani az aznap rendelkezésre álló dolgozók között.

A tervezés után következik a munkában eltöltött idő kiértékelése. Ehhez a jelenléti időt a terminálokról érkező adatok szolgáltatják. (Természetesen az adatok manuálisan is bevihetők)

Lehetőség van arra, hogy a dolgozó saját maga válassza ki, hogy éppen melyik feladaton kezd el dolgozni.

A modern munkaidő nyilvántartó szoftver képes az automatikus allokációra is, vagyis egy dolgozót egy általa leggyakrabban végzett tevékenységhez vagy tevékenységekhez rendelni. Ezek után csak akkor szükséges módosítani, ha ettől eltérő munkát végez valaki. Pl. a dolgozó rendszerint csomagol a szalag mellett, de mivel van targonca vezetői engedélye, ezért ha szükség van rá a megnövekedett igények kiszolgálása miatt, hogy 2 órát targoncázzon, akkor elég ezt a két órát jelezni a szoftverben.

Terminálról adatot begyűjteni kétféleképpen lehet:

1. Nincs külön Munkaidő nyilvántartó és feladat rögzítő terminál. Ebben az esetben a munkaidő kezdetét és végét is ugyanazon a terminálon jelzi a dolgozó, mint amelyiken a feladatokat rögzíti. Ilyenkor egy feladat kezdete egybeesik a munkaidő kezdetével vagy egy másik feladat befejezésével.
2. Külön Munkaidő nyilvántartó és feladat rögzítő terminál. Leginkább olyan helyeken használható, ahol a munka végzés helye távol van az érkezés helyétől, pl. nagyobb üzemek, ahol az öltözők vagy a bejáratok több tíz vagy akár 100 méternél is messzebb vannak. Ebben az esetben a munkaidő nyilvántartásra használt terminált el lehet helyezni az öltöző vagy bejárat közelében, míg a feladat regisztráló terminálok a munka végzés helyéhez vannak közel.

Egy határvonalat érdemes külön kimondani: az, hogy hol és milyen eszközön történik a rögzítés – kapu, terminál, munkaállomás vagy okostelefon –, önmagában nem dönti el, mi számít jogilag munkaidőnek. A munkaidő fogalmát az Mt. 86. §-a rögzíti, a rögzítés helye és módja ehhez képest technikai kérdés. A besorolást az dönti el, mire írták elő a munkavégzést, és mi történt a valóságban; a terminál csak azt dokumentálja, hogy egy esemény megtörtént. Vita esetén érdemes munkaügyi jogásszal egyeztetni, mielőtt a rendszer adataiból bérszámfejtési következtetést vonnánk le.

Feladat rögzítő terminálok helyett mindkét esetben használhatunk vonalkód olvasó eszközöket. Ilyenkor egy vonalkód egy feladatot jelent és annak beolvasása rögzíti az adott feladat kezdetét.

Feladat rögzítő terminál lehet ún. okos terminál is. Itt nem csak magunkat azonosítjuk, hanem ki tudjuk választani egy érintőképernyőn megjelenő szimbólum segítségével a feladatot, és azt rögzíti a rendszer. Ilyen terminálok használata esetén nem szükséges minden feladat helyéhez egy külön eszköz, hanem elegendő az okos terminált egy központi, de jól megközelíthető helyre kirakni. Olyan helyekre javasoljuk, ahol az üzem területén a feladatok nincsenek egy adott helyhez kötve, pl. rakodás, targoncázás, csomagolás, takarítás stb.

A feladat (és akár a munkaidő) rögzítésének haladóbb megoldása, amikor a dolgozó a saját okostelefonját használja. Az ún. Önkiszolgáló felületen ugyanúgy ki lehet választani a feladatot, mintha egy terminálról tennénk. Így nem csak a feladatok, hanem a munkaidő kezdete, vége vagy akár a szünetek is rögzíthetők. Olyan esetekben használható nagyon jól ez a funkció, ahol a dolgozók egy üzem területén mozognak és a feladatok akár több csarnokban vagy telephelyen is végezhetők. De az Önkiszolgáló felület kiváló segítséget nyújt pl. az otthoni munkavégzés esetében vagy a sokat úton lévő kollégáknak, pl. áruszállítás, utazó értékesítők, beszerzők stb.

Természetesen nem csak a munkaidő feladatok közti megoszlását tudjuk követni, hanem több szintű elemzés is lehetséges, pl. az adott munkaidőt melyik költséghelyre és melyik ügyfélre fordítottuk. Ezzel nagyon nagy segítséget kaphatnak az olyan cégek, akik pl. továbbszámlázzák az adott feladatra és adott ügyfélre "elköltött" munkaidőt.

Ezeknek a plusz információknak a bevitele is történhet okos terminálon vagy az Önkiszolgáló felületen.

Az eredmények kiértékelése a szoftver segítségével akár grafikusan is megjeleníthető, vagy egyszerűen egy listára lekérdezhető.