3+1 átgondolnivaló munkaidő-nyilvántartó bevezetése előtt

Mindig örülünk az új ügyfeleknek, hiszen ha valaki úgy dönt elektronikusan tartja nyilván dolgozói munkaidejét az azt jelenti, hogy lépést tart a fejlődéssel és igyekszik kihasználni a lehetőségeit ezen a területen is.

Ez a cikk a bevezetés előkészítéséről szól: ki felel az egyes lépésekért, milyen adatokra van szükség, és hogyan tartható az ütemezés. Nem rendszerválasztási útmutató – arra külön cikkünk van: Hogyan válassz munkaidő-nyilvántartó rendszert?

Egy komplex, minden HR igényt kielégítő munkaidő nyilvántartó szoftver bevezetése sokkal összetettebb feladat mint az ügyfeleink elsőre gondolni szokták. Gondos és jól átgondolt előkészületekkel azonban mind a bevezetés ideje, mind pedig az ezzel járó feladatok mennyisége drasztikusan lecsökkenthető.

Íme néhány pont segítségül, melyet az elmúlt évek tapasztalatai alapján állítottunk össze. Természetesen van még jó néhány kritikus pont mely vállalatonként eltérő mértékben van jelen, mi most azokat vesszük górcső alá amelyek leggyakrabban kerültek előtérbe az elmúlt évek során.

1. Szervezeti struktúra

Ügyfeleink többsége közepes és nagyvállalati kategóriába sorolható. Meglepő, hogy még a nagyvállalati szegmensben is – ahol elméletileg már stabil, rögzült a szervezeti struktúra – vannak átgondolatlanul és indokolatlanul létrehozott szervezeti egységek, túlbonyolított kommunikációs és jóváhagyói folyamatok.

Nincsen ezzel probléma egészen addig, amíg ki nem derül, hogy felesleges plusz adminisztrációt és hosszan tartó információáramlást eredményezhetnek.

Javasoljuk, hogy vertikálisan és horizontálisan is nézzék át szervezetük egységeit. Amennyiben a vállalat struktúrája mátrix szerkezetű, még inkább érdemes egy felülvizsgálatot készíteni, mely kiterjed az adott egységben helyet foglaló munkavállalók számára, és az adott osztály a szervezet más területeivel való kapcsolódására is.

2. Jóváhagyói folyamatok és felelősségi körök

Bár mi a második helyen említjük ezt a pontot – mert valahol az első pontból következik – mégis azt mondanám, hogy talán ennek vizsgálatakor hullik ki a legtöbb csontváz a szekrényekből.

Ezt miért így csináltuk eddig?
Miért nem találok erről semmi információt?
Ennek korábban ki volt a felelőse?
Sajnos már nem dolgozik itt a kolléga aki erről többet tudna mondani!

Egy kellőképpen szofisztikált beállítási lehetőségekkel felvértezett munkaidő nyilvántartó szoftver képes a legapróbb részletekig lekövetni, hogy szervezeten belül ki milyen jogkörrel rendelkezik, mit láthat és mi az amibe bele is „nyúlhat", valamint hová kell továbbítania az információkat több szintű jóváhagyói struktúra esetén.

Első körben talán a távollét engedélyezése (leginkább a rendes szabadság) jut legtöbbünk eszébe, de nem csupán erről van szó.

Lényeges kérdéskörök még az alábbiak:

• Ki tervezi a munkavállalók beosztását?
• Ki hagyja jóvá az elkészült beosztásokat?
• Milyen más egyéb feladatkör hárul az adott vezetőre a munkavállalóval kapcsolatban?
• Hogyan zajlik a munkavállalók éves teljesítmény értékelése?
• Adott vezető a vállalat mely osztályaival kapcsolatosan láthasson információkat?
• Milyen belső szabályozási rendszer működik, hogyan zajlik a kommunikáció az egyes osztályok között, valamint a vezető és a munkavállalók között?
• Hogyan működik a helyettesítés az egyes szegmensekben
• Melyek azok a tevékenységek amelyek kizárólagosan a HR osztály kezében vannak?

Bevezetés előtt/alatt folyamatos auditálást biztosítunk annak érdekében, hogy az ide tartozó számos egyéb kérdés megválaszolt státuszba kerüljön, és ne gördítsen akadályt a bevezetési ütemterv tartásában.

3. A projektre dedikáltak kapacitása

Szeretnénk azt mondani, hogy ha megvásárolnak egy munkaidő nyilvántartó szoftvert, akkor ez beüzemelésre kerül és készen is vagyunk. A gyakorlat ennél árnyaltabb: a bevezetés hossza elsősorban nem attól függ, milyen a szoftver, hanem attól, mekkora folyamatot akarunk lefedni, mennyire tiszták a szabályok, és mekkora a testreszabás mértéke. Egy szűk hatókörű bevezetés egy összetettebb rendszerrel is lehet gyors, egy széles hatókörű viszont egy egyszerűbb rendszerrel is elhúzódhat. Az „egyszerűen bevezethető” és a „korlátozott” nem ugyanaz a kategória: a korlátot leginkább a folyamat és a beállítás terjedelme szabja meg.

Amennyiben olyan szoftvert választunk, ahol nem csak tartalmi, hanem struktúrális szempontból is az utolsó menüpontig testreszabható felülettel találkozunk, ott Ön mondhatja meg mit szeretne látni, hogyan szeretné látni! Ugyanez igaz azokban az esetekben, ahol több modul áll rendelkezésre, és komplex analitikát, összetett riporting rendszert, költség- és teljesítmény alapú beosztás – tervezőt valamint teljes HR asszisztenciát is tartalmaz a megoldás. Így van ez az általunk forgalmazott Kelio szoftver esetében is, a bevezetés gondos előkészítő munkát igényel.

Éles indulás előtt közös munka folyik. Egészen pontosan azt szoktuk mondani, hogy tulajdonképpen szinte kollégák leszünk az előkészítő fázisban, valamint a teszt időszak alatt, és ez a viszony a szoftver éles használatának indulását követően is megmarad.

Ez természetesen azzal jár, hogy több alkalommal egyeztetünk telefonon, emailben és bizony személyesen is. Gyakran tapasztaljuk, hogy nem áll rendelkezésre elegendő humán erőforrás a projekt koordinálására. Ez könnyen orvosolható, ha az alábbiakat előre végig gondoljuk:

• Ki lesz a projekt koordinátora (ha úgy tetszik: projekt menedzser)?
• Ki lesz a feladat felelőse HR oldalról?
• Az év mely időszakában túlterhelt a vállalat? Mikor van egy ún. csendesebb időszak, amikor a vezetők könnyebben rendelkezésre állnak, amennyiben bármilyen inputra van szükségünk?
• Kik vesznek majd részt a tesztelési folyamatban?
• Kiknek van döntési jogköre az egyes beállításokkal kapcsolatosan?

+1. Munkavállalói elégedettség

Bármennyire is elkötelezett egy vállalat a tecnológiai fejlődés mellett, rendszeresen visszaköszön egyfajta félelem érzet vezetői oldalról egy új szoftver bevezetése előtt és közben. Hatványozottan igaz ez akkor, ha olyan programot készülnek megvásárolni, amely erősen érinti közvetlenül vagy közvetve a munkavállalókat, akiknek a vállalat sikere köszönhető.

Fokozottan így van ez azokban a régiókban, ahol egyébként is nagy mértékű a fluktuáció és a munkaerő motiváltságának életben tartása valamint a munkaerő megtartása rendkívül nehéz feladat.

Számos ötletünk és javaslatunk van arra vonatkozóan, hogyan lehet könnyedén és pozitív végkicsengéssel bevezetni egy munkaidő nyilvánartó szoftvert.

Rendkívül fontos a kommunikáció. A munkavállalók sok esetben azt gondolják, hogy egy ilyen nyilvántartás bevezetése kizárólag azt a célt szolgálja, hogy munkaidejük minden percét monitorozza a vezetőség, és innentől kezdve már mosdóba sem tudnak úgy elmenni, hogy ne kelljen azon aggódniuk, hány percet töltöttek el ott.

Egy munkaidő nyilvántartó szoftvernek ennél sokkal több feladata és célja van. Álljon itt egy lista a teljesség igénye nélkül, például szolgálva egy előzetes kommunikációs stratégiához. Ha a munkavállalókat megfelelően tájékoztatjuk a bevezetés céljairól, sokkal kevésbé idegenkednek majd, és csökkenthető a frusztrációjuk.

Egy jó munkaidő nyilvántartó szoftverrel elérhető célok:

• a munkavállalók munkaidejének hatékony elosztása (IS!)
• de mindezek mellett az adminisztrációs folyamatok idejének lecsökkentése
• kevesebb papír felhasználás
• az információ vesztés megelőzése
• a bérszámfejtést előkészítő folyamat felgyorsítása
• a belső kommunikáció javítása
• a munkavállalói elégedettség növelése
• kiemelkedő és összetett analízis mely által számos folyamat és erőforrás könnyedén optimalizálható

Egy pontot kiemelvén, felmerülhet a kérdés, hogyan képes egy ilyen rendszer növelni a dolgozók elégedettségét?

Számos terhet leveszünk a humán erőforrás osztály válláról, egyszerűsödnek a bérszámfejtés előkészületei ezáltal a felszabadult időt fordíthatják elégedettséget növelő programok, folyamatok előkészítésére. Ezen felül intelligens, érintőképernyős olvasó-terminálok segítségével és önkiszolgáló modult használva rendszeressé válhat a kommunikáció a munkavállalók és a HR között, anélkül, hogy emaileket kellene küldeni, vagy rendszeresen fel kellene keresni a humán erőforrás osztály dolgozóit.

Tájékoztathatjuk érkezéskor a dolgozókat a fontosabb eseményekről, elérhető számukra több saját egyenlegük: kivehető szabadság egyenleg, munkaidő egyenleg. De akár köszönthetjük őket születésnapjuk alkalmából is munkába érkezésükkor.

Reméljük szolgáltunk pár hasznos ötlettel.

Bevezetési mintaterv – kitölthető váz

Az alábbi táblázat nem kész terv, hanem egy váz, amelyet a saját szervezetére szabva tölthet ki. A lényeg nem a sorok száma, hanem hogy minden sornak legyen felelőse, bemenő adata és ellenőrizhető eredménye – így a bevezetés előrehaladása nem érzés, hanem tény kérdése.

Az ütemezésnél érdemes a szervezet saját ritmusához igazodni: bérezési zárás, csúcsidőszak és szabadságolási időszak mellett kevés rosszabb időpont van egy bevezetésre. A mérföldköveket célszerű naptári dátummal és névvel rögzíteni, nem csak sorrendben.

További tanácsokért, árajánlatért keressen bennünket bizalommal elérhetőségeink valamelyikén.