Software as a Service (SaaS) – felhőalapú munkaidő-nyilvántartás

Miért költene saját szerverre és infrastruktúrára, ha bérelheti is? A KELIO munkaidő-nyilvántartó szoftver felhőalapú változata havidíjas konstrukcióban érhető el. Ez a cikk összefoglalja, mit jelent ez a gyakorlatban – és azt is, minek kell rendeződnie a szolgáltatási szerződésben.

Mit jelent a SaaS a gyakorlatban?

A SaaS (Software as a Service) azt jelenti, hogy a szoftvert nem telepíti és nem üzemelteti saját szerveren: az alkalmazás szolgáltatói környezetben fut, Ön pedig interneten keresztül éri el. A szolgáltató felel a szerverüzemeltetésért, az alkalmazás frissítéséért és az alapinfrastruktúra rendelkezésre állásáért; a felhasználók kezelése, a jogosultságok, az adatok pontossága és a belső folyamatok viszont az Ön feladata marad.

A felhőalapú működés nem jelent automatikus „100%-os biztonságot”. Azt jelenti, hogy a rendelkezésre állás, a mentés, a visszaállítás és az adatkezelés kereteit a szolgáltatási szerződés és a szolgáltató tényleges műszaki megoldásai határozzák meg. Ezeket érdemes bevezetés előtt írásban tisztázni.

Mit érdemes tisztázni a szerződésben?

• Rendelkezésre állás: milyen üzemidőt vállal a szolgáltató, és hogyan jelenti be a karbantartást.
• Mentés és visszaállítás: milyen gyakori a mentés, mennyi adat veszhet el két mentés között, és mennyi a visszaállítási idő.
• Adatkezelés helye: hol tárolják az adatokat, és történik-e továbbítás harmadik országba.
• Adathordozhatóság: milyen formában exportálhatja az adatait, és mi történik kilépéskor.
• Támogatás: milyen csatornán, milyen reakcióidővel érhető el a szolgáltató.
• Felelősség: melyik fél felel az üzemeltetésért, az adatokért és a jogosultságokért.

A napi mentés önmagában nem jelenti azt, hogy nem lehet adatvesztés: a két mentés között keletkezett adatok elveszhetnek, ha a visszaállítás nem terjed ki rájuk. Ezért a mentés gyakoriságát és az elfogadható adatvesztési időablakot a saját folyamataihoz kell igazítani.

Felhő vagy helyi telepítés?

Nincs általános győztes. A felhő előnye a gyors indulás, a kiszolgáló üzemeltetésének átengedése és a földrajzi függetlenség; hátránya, hogy a működés internetkapcsolathoz és a szolgáltató feltételeihez kötött. A helyi telepítés nagyobb kontrollt ad, de a szervert, a frissítéseket és a mentést Önnek kell üzemeltetnie. A döntés a folyamatok kritikusságától, az IT-kapacitástól és a szerződéses feltételektől függ.

Ha szeretné összevetni a két modellt a saját környezetében, kérjen személyes bemutatót – a döntéshez nem elég egy általános funkciólista.