Költségelszámolás (Expense)

Termék áttekintés

A Kelio Expense Forms modul a teljes költségelszámolási folyamatot digitalizálja – a bizonylat befotózásától a könyvelésig. Három egyszerű lépésben: bevitel (mobil fotó + OCR) → validáció (egyetlen kattintás a menedzser által) → könyvelés és kifizetés (automatikus export a bérszámfejtés/könyvelés felé). Többé nincs papírmunka, nincs kézi adatrögzítés, nincs elveszett blokk.

A folyamat 3 lépésben

1. 1. Bevitel – fotózd le a blokkot
   A munkavállaló a mobilalkalmazással lefotózza a számlát vagy blokkot. A beépített OCR technológia automatikusan felismeri a bizonylat adatait (dátum, összeg, áfa, szállító), így nincs szükség manuális adatbevitelre. Több bizonylat egyszerre is rögzíthető.
2. 2. Validáció – egyetlen kattintás
   A menedzser a saját felületén egyetlen kattintással jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a költséget. A rendszer automatikusan ellenőrzi a költségkereteket és a vállalati szabályzat betartását. Email értesítés minden lépésről.
3. 3. Könyvelés és kifizetés
   A jóváhagyott tételek automatikusan exportálódnak a könyvelőrendszerbe és a bérszámfejtésbe. Auditált napló minden tranzakcióról. A kifizetések a fizetéssel együtt vagy külön is teljesíthetők.

Kilométer-elszámolás és multi-deviza

• Kilométer-elszámolás: Google Maps alapú útvonal- és távolságszámítás. A rendszer automatikusan kiszámolja a megtett távolságot és az elszámolható összeget a vállalati kilométerdíj alapján. Több úti cél és útvonalterv is kezelhető. Többféle járműtípus (benzin, elektromos, motorkerékpár, kerékpár) támogatott eltérő díjszabással.
• Multi-devizás támogatás: Több devizában rögzíthetők a költségek, a rendszer automatikusan átszámolja az összegeket a napi árfolyamon. Ideális nemzetközi csapatok és külföldi utazások esetén.

Dashboard és riportok

• Vezetői dashboard: Valós idejű áttekintés a kiemelkedő, jóváhagyott és kifizetett költségekről. Költségkategóriák, osztályok és projektek szerinti bontásban.
• Részletes riportok: Költségkimutatások, trendanalízis, egyéni és csoportos költség-előrejelzések.
• Export: PDF, Excel, CSV formátumokban – közvetlenül a könyvelési rendszerekbe integrálható.

Integráció

Az Expense Forms modul natívan integrálható a munkaidő-nyilvántartással a pontos projektelszámolásért, valamint közvetlen exportot biztosít a népszerű bérszámfejtő és könyvelőrendszerek felé (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics stb.), így nincs szükség kézi adatrögzítésre.