Gyakori kérdések a KELIO rendszerről

Ilyenkor a legtöbb esetben nem a hardver a hibás, hanem a jogosultság: a belépési profil nem tartalmazza az adott zónát, vagy az időablak nem engedi a belépést az adott napszakban. A KELIO eseménynaplójában minden elutasításnál látszik az elutasítás oka (denial reason), így ez néhány kattintással kideríthető – nem kell találgatni.

Igen. A jogosultságokat időzóna- és profilalapon lehet beállítani: megadható, hogy ki, melyik napokon, milyen idősávban léphet be. Ez különösen hasznos irodáknál, raktáraknál és olyan területeknél, ahová csak műszakidőben szabad bejutni.

A jogosultság azonnal visszavonható – a kártya érvénytelenítésével a belépés azonnal megszűnik. Ha a beléptetés a munkaidő-nyilvántartással integrált, a távollét vagy a kilépés automatikusan tiltást eredményez, kézi beavatkozás nélkül.

Igen. Több telephely, épület és zóna kezelhető egyetlen központi felületen, akár több cégre kiterjedően. A dolgozók csak a számukra engedélyezett helyekre léphetnek be, a vezető pedig minden telephely adatait egy nézetben látja.

Igen. A rendszer minden eseményt naplóz: a normál belépéseket, a kézi ajtónyitásokat és a jogosultságmódosításokat is. Az eseménynapló visszakereshető és exportálható.

A túlóra, az éjszakai és a műszakpótlék a beállított szabályok szerint automatikusan számolódik a rögzített munkaidőből. Nem kell kézzel számolgatni – a rendszer a bérszámfejtésre kész adatot adja ki.

Igen. A munkaidőkeret, az elszámolási időszak és a hozzá tartozó egyenlegek kezelhetők, így a rendszer a keret végén automatikusan elszámol – nem maradnak „lebegő" túlórák.

A hiányzó vagy hibás rögzítés korrekciós kérelemmel javítható, ami jóváhagyási folyamaton megy át, és a javítás naplózva marad. Így a nyilvántartás hiteles marad, miközben a valós esetek kezelhetők.

Igen. A rendszer személyenként, műszakonként és időszakonként mutatja a tényleges munkaidőt, bontva rendes munkaidőre, túlórára és pótlékra. A munkavállaló is látja a saját adatait az önkiszolgáló felületen.

Utólagos módosítás csak jogosultsággal és naplózott módon lehetséges – a rendszer megjegyzi, ki, mikor és mit változtatott. Ez az ellenőrzésbiztos nyilvántartás egyik kulcsa.

Az önkiszolgáló felületen a munkavállaló maga adja be a kérelmet, a vezető pedig jóváhagyja vagy elutasítja. A jóváhagyott távollét automatikusan bekerül a naptárba, és ha a beléptetés integrált, a belépés is ehhez igazodik.

Igen. Az egyenlegek (szabadság, betegszabadság, egyéb távollétek) folyamatosan látszanak – a munkavállalónak és a vezetőnek is. A rendszer az év közbeni jogosultságokat is arányosan számolja.

Igen. Az egyenlegek átvitele és az év végi szabályok (például törvényi maximumok alkalmazása) konfigurálhatók, így az elszámolás megfelel a jogszabályoknak és a belső szabályzatnak.

A beléptető rendszer a jóváhagyott távollét idejére tiltást adhat, vagy jelzi az eseményt. Így a munkarend és a valós jelenlét nem csúszik szét.

Igen. Fix, változó, ciklikus és munkaidőkeretes munkarendek egyaránt beállíthatók, műszakkezeléssel és szünetekkel együtt. A munkarend automatikusan összekapcsolható a beléptetési jogosultsággal.

Tetszőlegesen – a rendszer kezeli a hosszú távú tervezést is, és a dolgozók előre látják a saját beosztásukat. A beosztás módosításai naplózottan követhetők.

A műszakcsere és a helyettesítés kezelhető, a beléptetés pedig a tényleges műszakhoz igazodik. Így nem fordul elő, hogy valaki azért nem tud belépni, mert a beosztást nem vezették át időben.

A jelenléti és munkaidő-adatok több formátumban (köztük CSV-ben) exportálhatók, illetve a KELIO több mint 160 bérszámfejtő és ERP rendszerrel kommunikál natívan. A legtöbb esetben nem fájlexport, hanem közvetlen interfész működik.

Igen. A riportok ütemezhetők, és automatikusan elküldhetők e-mailben a megadott címekre – napi, heti vagy havi rendszerességgel. Ez a vezetői áttekintést is leegyszerűsíti.

Jelenlét, munkaidő, túlóra, távollét, belépési események, foglalások – és ezek szűrhető, exportálható változatai. A riportok testre szabhatók (oszlopok, szűrők, időszakok).

Igen. A rendszer elemzési modulja vezetői műszerfalat ad: jelenlét, hiányzás, túlóra és foglalkoztatási arányok, összehasonlítható időszakokkal.

Igen. A KELIO több mint 160 bérszámfejtő és ERP rendszerrel kommunikál natívan, köztük a Magyarországon használt rendszerekkel. Az integráció a bevezetés része.

Igen. A beléptető rendszer összeköthető CCTV-vel, tűzjelzővel és riasztórendszerrel – például riasztás esetén a rendszer automatikusan nyithatja a menekülési útvonalakat.

Igen. A rendszer webalapú, bármely böngészőből elérhető, és mobilra optimalizált felületet biztosít a jóváhagyásokhoz, kérelmekhez és a saját adatok megtekintéséhez.

RFID kártya, PIN-kód, ujjlenyomat és arcfelismerés – akár kombinálva, többfaktoros beléptetéssel. A választás a helyszíntől és a biztonsági igénytől függ.

Érintőképernyős és biometrikus terminálok (Visio X7, Visio X4), időjárásálló kültéri terminál (Xtrem), kártyás olvasók (KELIO Pass), valamint kártyák, zárak, forgóvillák és sorompók – igény szerint, egy szállítótól.

A terminálok hálózatkimaradás esetén is működnek: a belépési eseményeket eltárolják, és a kapcsolat helyreállásakor szinkronizálják a központi rendszerrel. Így nem vesznek el adatok.

A tényleges hardvertelepítés jellemzően néhány nap, a teljes bevezetés – konfigurációval, integrációval és betanítással – a komplexitástól függően néhány hét.

Az ujjlenyomat biometrikus adat, ami a GDPR-ban különleges kategóriájú személyes adatnak minősül – ezért fokozott körülmények között kezelhető. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy megfelelő jogalap, tájékoztatás és adatvédelmi beállítások szükségesek. A KELIO támogatja az olyan konfigurációt, ahol a biometrikus adat a helyi eszközön marad, és nem kerül központi tárolásra.

A Munka Törvénykönyve szerint a munkáltatónak naprakészen, ellenőrizhetően kell nyilvántartania a rendes és a rendkívüli munkaidőt, a készenlétet és a szabadságot. A KELIO pontosan ezt adja: utólag nem módosítható, naplózott, visszakereshető nyilvántartást.

Ha a nyilvántartás hitelt érdemlő és naprakész, az ellenőrzés lényegesen egyszerűbb. A rendszerből a szükséges kimutatások azonnal kinyerhetők, így nem kell utólag rekonstruálni az adatokat.