Munkaidő-nyilvántartás 2026 – teljes vállalati útmutató

A munkaidő-nyilvántartás nem papírmunka, hanem pénz. A hiányos nyilvántartás munkaügyi bírságot, a pontatlan adat hibás bérszámfejtést, a kézi adminisztráció pedig felesleges munkaórákat jelent. Ez az útmutató végigveszi, mit ír elő a törvény, milyen négy módon lehet nyilvántartani a munkaidőt, és hogyan válasszon rendszert úgy, hogy 2-3 év múlva is jó legyen.

Mi az a munkaidő-nyilvántartás, és mire való?

A munkaidő-nyilvántartás a munkavállaló munkaidejének pontos rögzítése: mikor kezdett, mikor végzett, mennyi túlórát dolgozott, mennyi szabadságot és egyéb távollétet vett ki. A cél nem az, hogy kontrolláljuk a munkatársakat, hanem hogy legyen egy hiteles, naprakész adat, amiből a bérszámfejtés, a pótlékszámítás és a munkaügyi ellenőrzés is dolgozhat.

A gyakorlatban három dolgot csinál egyszerre: rögzít (ki, mikor dolgozott), számol (a ledolgozott idő, a túlóra és a pótlékok) és szolgáltat (riportot, bérszámfejtési alapot, vezetői áttekintést). Azoknak a cégeknek, amelyek ezt jól vezetik be, egyszerre lesz pontosabb a bérszámfejtésük és kevesebb a HR-adminisztrációjuk.

Mit ír elő a törvény? (Mt. 134. §)

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 134. §-a szerint a munkáltató köteles nyilvántartani a munkavállaló:

• rendes munkaidejét (a beosztás szerinti kezdés és végzés);
• rendkívüli munkaidejét (túlóra), a Mt. 107–109. § fogalmai szerint;
• a készenlétet, ha ilyen van elrendelve;
• a szabadságot és a távolléteket (Mt. 134. § (1) c); 124. §).

A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie, nem elég havonta egyszer összeszedni. A ledolgozott idő (és a hozzá tartozó pótlékok, amelyeket az Mt. 139–145. § szabályoz) a bérszámfejtés alapja, ezért a pontosság nem esztétikai kérdés. Az adat egyben a bérszámfejtési viták és a munkaügyi ellenőrzés elsődleges forrása.

A munkaidő-nyilvántartás 4 módja

Négy elterjedt módszer van, és a cég méretével, a munkaidő összetettségével együtt nő a „komolyabb" megoldások értéke. Az alábbi táblázat segít eligazodni:

Mód	Mire jó igazán	Amit érdemes tudni
Papír jelenléti ív	Egyszerű, egy műszakos, kis létszámú munkahelyek.	Olcsó, de nem valós idejű, kézzel kell a bérszámfejtéshez vinni, könnyen elveszik vagy javítgatják.
Excel-tábla	Rugalmas, havi összesítésre berendezett irodák.	Testreszabható, de nincs ellenőrzés, verziózavart okoz, és a túlóra/pótlék kézi számolást igényel.
Önálló app / terminál	Rögzítésre, ahol csak az időadat kell.	Gyors beléptetés/óraadás, de ha külön rendszer, a bérszámfejtéssel kézzel kell egyeztetni.
Integrált T&A rendszer	Több műszak, túlóra, részmunkaidő, sok munkavállaló.	Valós idejű, szabályalapú számítás, bérszámfejtés-integráció, riportok, önkiszolgálás.

A döntés nem örök: a legtöbb cég papírról vagy Excelről indul, majd amikor a műszakok, a pótlékok és a létszám összetettebbé válnak, áttér egy integrált rendszerre. A kérdés csak az, hogy most tér át, amikor még egyszerű a folyamat, vagy akkor, amikor már hibás a bérszámfejtés.

Hogyan válasszon munkaidő-nyilvántartó rendszert? (7 szempont)

A tapasztalatunk szerint a legtöbb cég később bánja meg, amit a kiválasztásnál kihagy. A döntés előtt érdemes végigmenni ezeken:

• Létszám és növekedés: hány fő ma, és hány fő 2-3 év múlva? A rendszer bővíthető legyen.
• Műszakok és munkaidőformák: fix, változó, ciklikus munkarend, részmunkaidő, éjszakai/hétvégi munka.
• Túlóra és pótlékok: számolja-e a rendszer a pótlékokat (Mt. 139–145. §) automatizáltan?
• Bérszámfejtés-integráció: milyen bérprogrammal kell együttműködnie, és van-e kész integráció?
• Rögzítés módja: böngésző, mobil, terminál/kártya, illetve ezek kombinációja.
• Önkiszolgálás és jóváhagyás: a munkatársak maguk kérjenek szabadságot, a vezetők egy helyen hagyják jóvá.
• Szabadság és távollét: keretek, egyenlegek, távolléttípusok, csoportos naptárnézet.

Érdemes azt is megnézni, mennyire egyszerű a bevezetés: mennyi konfigurációt igényel, van-e betanítás, és mennyire gyorsan áll át a csapat. A részletes szempontlistát a „Hogyan válassz munkaidő-nyilvántartó rendszert?" cikkünkben járjuk körbe.

A KELIO munkaidő-nyilvántartás mint megoldás

A KELIO T&A (time & attendance) rendszer a fenti szempontokat egy platformon fedi le: valós idejű rögzítés böngészőből vagy mobileszközről (külön terminál nélkül is), munkarend- és túlóra-kezelés, szabadság- és távollétnyilvántartás, vezetői riportok és bérszámfejtési alap. Munkavállalói önkiszolgáló felületen a kollégák maguk nyújtják be a kérelmeiket, a vezetők pedig egy helyen hagyják jóvá.

• Egy adatforrás: a jelenlét, a túlóra és a szabadság ugyanabban a rendszerben.
• Kevesebb adminisztráció: nincs papír és nincs kézi egyeztetés a bérszámfejtéssel.
• Bővíthető: munkaidőkeret, távmunka, valamint beléptetés (Access) ugyanarra az azonosítóra.

A rendszer részleteit a KELIO munkaidő-nyilvántartás termékoldalon találja, a beléptetéssel összekötött változatot pedig az ujjlenyomatos munkaidő-nyilvántartásról szóló oldalunkon.

Kapcsolódó olvasmányok

• Hogyan válassz munkaidő-nyilvántartó rendszert?
• Jelenléti ív vs. munkaidő-nyilvántartás – mi a különbség?
• Munkaidőkeret 2027 és a munkaidőkeret-kalkulátor.
• Munkaidő naptár 2026 – a 2026-os munkarend.
• Jelenléti ív helyett – mit használjunk?
• Munkaidő-nyilvántartás a XXI. században.
• SaaS – felhőalapú munkaidő-nyilvántartás: mikor érdemes telepített rendszer helyett előfizetéses modellt választani.
• 2019 a digitalizáció éve – miért érdemes elektronikus munkaidő-nyilvántartásra váltani.
• Digitalizáció a HR-ben – lépésről lépésre, hogyan érdemes elkezdeni a HR-folyamatok digitalizálását.
• Egy HRIS rendszer előnyei – mit nyer a vállalat, ha a munkaidő-nyilvántartás egy integrált HR-rendszer része lesz.
• HR-szoftver ROI-kalkulátor – mennyi idő alatt térül meg az adminisztrációra fordított órák kiváltása a saját létszámánál.

Gyakran ismételt kérdések

Kötelező-e a munkaidő-nyilvántartás 2026-ban?

Igen. A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 134. §-a szerint a munkáltató köteles nyilvántartani a munkavállaló rendes és rendkívüli munkaidejét, a készenlétet és a szabadságot, naprakészen. Ez nem választás kérdése: a munkaügyi ellenőrzés rendszeresen vizsgálja, és a hiányos vagy nem naprakész nyilvántartás bírságot vonhat maga után.

Papír jelenléti ív vagy digitális rendszer – melyiket válasszam?

Kis létszámnál, egy műszakban a papír jelenléti ív vagy egy Excel-tábla is megfelelhet a nyilvántartásnak, de ezek nem adnak valós idejű adatot, és a bérszámfejtéshez kézzel kell egyeztetni őket. Több műszaknál, túlóránál, részmunkaidőnél vagy havi sok munkavállalónál a digitális (integrált) rendszer gyorsabb és pontosabb. A gyakorlati szabály: minél bonyolultabb a munkaidő, annál hamarabb térül meg a rendszer.

Mit kell pontosan rögzíteni a törvény szerint?

A rendes munkaidő kezdését és végét, a rendkívüli munkaidőt (túlórát), a készenlétet, valamint a szabadságot és a távolléteket. Az adatoknak naprakésznek kell lenniük, tehát nem elég havonta egyszer összeszedni. A pontos, percre rögzített adat egyben a bérszámfejtés és a pótlékszámítás alapja is (a rendkívüli munkaidő pótlékait az Mt. 139–145. § szabályozza).

Mennyibe kerül egy munkaidő-nyilvántartó rendszer?

Nincs egységes árlista, mert az összeg a létszámtól, a szükséges moduloktól (munkaidő, szabadság, önkiszolgálás, beléptetés), a hardvertől (terminál, kártya) és az igényelt szolgáltatásoktól függ. Egy 50 fős irodai bevezetés és egy több telephelyes, terminálos, beléptetéssel integrált rendszer között nagyságrendi különbség lehet. Pontos összeget csak felmérés után lehet mondani – kérjen egyedi ajánlatot.

Összeköthető-e a bérszámfejtéssel?

Igen, és ez az egyik legnagyobb megtakarítás. Az integrált munkaidő-nyilvántartó rendszer közvetlenül adja át a ledolgozott órákat, a túlórát, a pótlékokat és a távolléteket a bérszámfejtésnek, így nem kell kézzel egyeztetni. A KELIO 160+ bérszámfejtő és ERP rendszerhez kínál kész integrációt.